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[關鍵詞]圖書館;檔案管理;信息化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.20.129
[中圖分類號]G258.2;G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）20-0-01
1 圖書館檔案管理信息化建設的重要性
所謂圖書館檔案管理信息化建設，是指利用現代信息技術和網絡技術，根據圖書館自身建設和發展要求，開發和管理圖書館各項信息資源，為圖書館用戶提供優質信息服務的過程。這能最大程度地滿足不同讀者對圖書信息資源的需求。圖書館檔案管理信息化建設的重要性是其相較于傳統的圖書館檔案管理模式來說的，其重要性主要表現在以下4個方面。
一是隨著信息時代的不斷發展，圖書館檔案信息的需求也越來越高，傳統的紙質檔案管理方式存在著信息流通量不高、處理不及時、查詢繁瑣、檔案信息易丟失、文件歸檔工作量大等弊端，導致檔案信息不能及時被搜集、整理和歸檔。其檔案信息處理和檢索的及時性、靈活性和準確性也無法滿足龐大的讀者需求。而檔案管理信息化系統利用計算機技術和網絡信息技術，能高效處理和檢索檔案信息，其速度和準確性都會大大提高，通過網絡終端，讀者可直接快速查找到所需要的數字化文件內容，不必像過去那樣從一卷卷的文件中翻找。
二是傳統的圖書檔案管理模式中，一方面需要很大的室內面積來儲存檔案，同時還需要對應的借書室、閱覽室以及采編室等辦公場所，這在很多單位和學校中很難完全滿足;另一方面對于龐大的圖書檔案信息，需要專業的圖書管理人員對圖書檔案信息進行采集、整理、歸檔、查詢和維護等，對人力、物力和財力的要求較高，一般單位很難配備這么充足的專業管理人員。而圖書館檔案管理信息化系統只需要一個很小的空間甚至幾臺電腦加服務器和存儲設備，就可以實現儲存功能，不需要浪費大量的人力、財力和物力，還可以提高檔案管理工作效率，創造更好的社會效益和經濟效益。
三是傳統的各個圖書館檔案管理單位之間都是相互分開的，一般都是半封閉型和館藏型的，如果想要實現信息共享非常困難。而檔案管理信息化系統可以很好地解決這個問題，它一方面可以讓圖書檔案信息實現由半封閉型、館藏型向開放型、開發利用型轉變，為廣大讀者提供了一個信息共享的平臺，同時也為科學研究和知識普及等提供智能化服務。另一方面，對每一位讀者來說，在信息化系統平臺上獲得的信息會更加廣泛，信息量會更大，可縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性，更能體現出檔案信息化系統的人性化和個性化特點。
四是在圖書館檔案管理信息化普遍發展的今天，很多圖書館采取將傳統服務延伸拓展到現代網絡上，極大地提升圖書館的現代科技含量和服務功能。能夠大大縮短檔案形成和利用周期，避免歸檔過程中容易出現的不及時、不齊全等現象。在一些部門和管理層中，決策是否正確，管理措施是否得當，都要依靠完整的、準確的信息來保障，圖書館檔案管理信息化系統避免了人工查找和判斷的錯誤，可用準確完整的檔案信息支持決策和管理。
2 圖書館檔案管理信息化建設的關鍵步驟
2.1 建立健全完善的檔案管理信息化網絡和設施
強大的圖書館檔案管理信息化系統需要一套完善的信息化網絡和設施來提供足夠的支撐和保障，從硬件到軟件，從內部到外部。從硬件方面來說，檔案信息化管理需要大量的設備進行支撐，例如電腦、服務器、掃描儀、打印機等。從軟件方面來說，選擇適合自身辦公特點的圖書檔案管理軟件和管理平臺是檔案管理信息化的基礎，其體系結構、系統功能、適用網絡結構、后臺數據庫、與辦公自動化系統數據接口、以及檔案管理模塊等要符合檔案信息化建設的要求。例如，利用各種搜索引擎從網絡上查詢并獲得各種信息;利用各種導航系統為讀者快速獲取信息提供服務等。單位要將檔案信息化建設經費列入年度財務預算，對檔案保管數量的增加和檔案載體形態、技術手段的變化要有一個特定的預算等因素，增加經費投入。
2.2 建立完善的檔案信息化管理標準和體系
不同的圖書館的檔案管理工作都存在一定的差異性和共同點，各圖書館檔案管理信息化建設都要根據自身發展的特點和工作內容建立完善的檔案信息化管理標準和體系?？蓪n案管理信息化建設涉及到的大量的基礎設施和設備、信息應用系統、資源管理、安全系統和人員培養等諸多方面進行規范管理。
2.3 提高檔案信息管理人員的專業素質
一是要求檔案信息化管理人員要有檔案管理方面專業的知識，主要包括對檔案信息真實性的辨別能力，對檔案信息重要性的評估能力，對檔案信息的整理加工能力等。二是要有一定的計算機應用能力和網絡信息處理能力，才能保證各種檔案信息的完整性和準確性。
3 結 語
目前，圖書館檔案管理信息化建設是圖書館發展的主要方向和動力，需要各個方面的支持。圖書館管理人員首先應認識到管理信息化建設的重要性，然后再根據工作特點和發展方向采取合適的建設平臺和方式，把握好關鍵步驟，才能更好地做好圖書檔案管理工作。
主要參考文獻
2000年12月6日中華人民共和國檔案行業標準《歸檔文件整理規則》正式頒布實施，結束了文書檔案過去以六個特征為主的傳統組卷方法，開始了簡便易操作的歸檔文件整理。我縣自2002年開始，大部分機關單位文書檔案整理適用歸檔文件整理方法。歸檔文件整理就是將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，并使之有序化的過程。在這里，需要理解“件”的含義。何為“件”？“件”是歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與簽批單、底稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件?！盀橐患本褪菍⑽募牧系膶嶓w裝訂在一起，編目時也被視為一條條目。
一般情況下，歸檔文件整理大致有文件材料收集、分年度、分級別、分類別、分保管期限、文件裝訂、排列、加蓋填寫歸檔章、編目、裝盒、入庫等程序。
收集工作就是按照黨和國家的有關規定要求，通過一定的方式和手續，把分散在機關各科室部門、個人手中或散失在其它地方的文件材料，集中到單位檔案室實行集中統一管理。收集工作是檔案工作的基礎，是檔案工作中極為重要的一環，文件材料收集要做到齊全完整。
對于文書檔案，要依照國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》對單位文書檔案材料進行收集，要以“我”為主，即本機關單位形成的文件材料是收集歸檔重點。我們不僅要重視紅頭文件，還應重視其他非紅頭形式文件收集，如會議記錄、會議紀要、工作總結報告、黨團員（干部）名冊、介紹信、人員調配、工資表、各種統計報表、合同協議等等?？傊?，凡是反映本機關工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。
分年度就是區分文件材料的所屬年度，把不同年度的文件分開。不同年度的文件一般不得放在一起歸檔。一般根據文件成文最后的落款日期進行劃分。有幾種特殊情況：跨年度召開的會議文件材料歸入會議結束年；跨年度形成的案件文件材料歸入案件辦結的年度；跨年度的復文一般應與來文或去文一起歸入復文的年度；跨年度的計劃規劃歸入開始年，跨年度的總結歸入最后一年。
分級別就是在保持文件之間有機聯系的基礎上，將上級機關、本機關、同級機關與不相隸屬機關和下級機關的文件材料分開整理。但對聯系密切的文件，如請示與批復等，不能為了分級別而將其分割開。實際操作中我們可將文件大致分為國家、省、市、縣等級別。
分類別就是根據本機關制定的文書檔案分類方案，將每份文件進行分類。可分為組織機構分類法和問題分類法。組織機構分類法，就是將歸檔文件材料按其形成或承辦部門進行分類。問題分類法，就是按照文件材料所記述和反映的問題進行分類。我縣大部分機關單位采用“問題分類法”，都制定了《本機關文書檔案分類方案》，依據該方案對文件進行劃分類別，在劃分類別時一般同時要求提煉出歸檔文件的主題詞，將文件所在類別和主題詞用鉛筆在文件左上角標出。
機關文書檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。劃分保管期限時要按照本機關文書檔案保管期限規定進行。在這里，我們將國家檔案局8號令第七、八條關于文書檔案永久、定期的內容摘錄如下，供參照劃分期限。
永久保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關制定的法規政策性文件材料；
（二）本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；
（三）本機關職能活動中形成的重要業務文件材料；
（四）本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等；
（五）本機關機構演變、人事任免等文件材料；
（六）本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料；
（七）上級機關制發的屬于本機關主管業務的重要文件材料；
（八）同級機關、下級機關關于重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。
定期保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料；
（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；
（三）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本機關一般性事務管理文件材料；
（五）本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等；
（六）上級機關制發的屬于本機關主管業務的一般性文件材料；
（七）上級機關和同級機關制
發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料；（八）同級機關、下級機關關于一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；
（九）下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。
文件裝訂就是采用符合檔案保護要求的裝訂材料，將歸檔文件以“件”為單位裝訂在一起。一般采用棉線使用縫紉機或“三孔一線”方法左側裝訂，且將文件左、下側對齊。裝訂前應對破損的、字跡易褪變的文件進行修裱、復制，對超大紙張的文件進行折迭，去除文件上易銹蝕的金屬物等；裝訂時，要按一定順序給文件排序，一般順序為：正文在前，簽批單、底稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；收文處理閱辦單在前，正式文件在后；來文和復文作為一件時，復文在前，來文在后。
文件排列，就是依據事由原則確定全宗內歸檔文件先后順序的過程。機關文書檔案的文件排序首先需在同一個保管期限內將同一事由的文件排列在一起，同一事由的文件可按文件重要程度排列，也可按文件形成的時間先后順序排列。其次將不同事由的文件按照文書檔案分類方案中的不同問題、分類集中排列起來。對于某一次會議材料、統計報表、信息簡報等成套性的文件應集中排列在一起，保管期限按照其中文件的最高期限來劃定。
歸檔章一般加蓋在每份文件的首頁上端居中空白位置。項目有全宗號、年度、件號、類別、保管期限、盒號等。式樣如下：
蓋歸檔章和填寫內容時需用耐久性材料，如紅色印泥、碳素墨水等。
全宗號是檔案館給立檔單位所編制的代號。沒有向縣檔案館進行過移交的單位沒有全宗號，暫時可不填寫，待檔案館給定全宗號后再填寫。
類別是按單位制定的文書檔案分類方案中的大類，可簡寫為“一、二、三”等。
年度是歸檔文件的形成年度，用4位阿拉伯數字填寫，如“2005”，不能簡化為“05”。
期限是按照已確定的歸檔文件保管期限，分別填寫“永、30年、10年”。
件號是文件的排列順序號，同一保管期限、同一年度內從“1”開始編號，即永久、30年、10年分別編號，每年形成三個流水號。
盒號是文件所存放的檔案盒位置號。同一保管期限從“1”開始編號，可一年一年續編；也可以同一保管期限、同一年度內從“1”開始，即永久、30年、10年分別編號，每年形成三個流水號。
裝盒將歸檔文件按照件號的先后順序裝入檔案盒?；疽笫菍⑼荒甓?、同一保管期限的歸檔文件，根據檔案數量多少裝不同規格型號的檔案盒。不同年度、不同保管期限的歸檔文件不應混裝入同一盒內。同一類別的檔案可根據數量多少可裝一盒或多盒，保證檔案材料與盒的厚度適宜即可。
盒脊及封面和備考表需填寫完整仔細。盒脊及封面要與歸檔章填寫項目一致，并注意規范整潔，美觀大方。封面主要填寫的項目是全宗名稱即立檔單位的全稱；盒脊背填寫項目主要包括全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、起止件號、盒號等，其中，起止件號填寫盒內第一份歸檔文件的件號和最后一份歸檔文件的件號，中間用“—”連接。結合實際操作，建議盒脊背與封面內容均沿盒線居中的位置用印章加蓋。備考表主要是對盒內歸檔文件作必要的注釋說明，主要包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期，其中，盒內文件情況說明重點填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
編目即編制歸檔文件目錄，需按照排定好的順序以“件”為單位逐一編目。在目錄中一件即為一條條目。結合縣檔案館使用的八九數碼檔案管理軟件信息系統，為便于移交檔案目錄轉入軟件數據庫，歸檔文件目錄使用Excel格式，內容設置樣式如下：
全宗名稱為立檔單位全稱。
年度為歸檔文件形成年度，用4位阿拉伯數字。
保管期限為永久、30年、10年。
盒號、件號與歸檔章上的填寫保持一致。
文號為文件的發文字號。
題名為文件標題，沒有標題或標題不規范的應自擬標題，外加方括號“[]”。
責任者為發文機關或署名者。聯合發文是多個責任者的，可填主辦單位。
成文時間為文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如“20050102”。
頁數為該份歸檔文件的總頁數，文件中只要有圖文的頁面均為一頁。
備注填寫歸檔文件需要補充和說明的情況。
1.我國的檔案信息化建設現狀
我國檔案信息化經過近三十年的探索、發展，各個方面均取得了很大成績。檔案信息化建設由局部走向整體，在宏觀框架下進行全面規劃和組織實施，并與電子政務建設緊密結合，成為國家信息化戰略的重要組成部分。
各地檔案信息化建設普遍開展。近幾年來，各地檔案行政管理部門相繼推進檔案信息化建設，取得了相當大的成效。許多檔案部門建立了數字化檔案館，開通了專業檔案網站，引進了專業檔案管理軟件，檔案信息化管理框架初具規模，信息化程度逐步提高。在檔案目錄數據庫方面，各級檔案管理機構都已經具備了建設目錄數據庫的現實基礎，即各種館藏目錄，還有的檔案館建立了檔案全文數據庫和多媒體數據庫。
2.我國的檔案信息化建設存在的問題
2.1缺少統籌規劃
當前我國的檔案信息化建設，從全國檔案系統來看，稍顯混亂，缺乏統籌部署。各級檔案館缺乏聯系，各自為戰，不能統籌安排，共同發展，為我國整體的檔案文化建設做出貢獻。許多檔案館的信息化建設缺乏長遠規劃或近期目標不夠明確，存在著“頭痛醫頭，腳痛醫腳"的現象，只關注眼前，不能長久發展。檔案信息化建設中未能及時研究統一標準和規范，各館使用的數據格式和標準缺乏統一性和規范性，檔案信息規范化統一的分類編碼標準不完善、不統一；并且由于缺乏技術上的支持和系統管理以及技術性標準，嚴重制約了信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐，造成管理不暢，各級檔案館不能有效溝通，國家難以有效統籌發展檔案信息化。
2.2認識上存在誤區
對信息化工作認識深度不夠。簡單認為信息化建設就是數字化，認為館藏檔案數字化及檔案資源上網就是檔案的信息化，將電子文檔及辦公手段的自動化認為是檔案的信息化建設，對信息化工作的復雜性估計不足。殊不知檔案信息化建設是一項涉及各種數據庫、網絡建設和應用系統開發等方面的復雜的系統工程。而檔案的數字化只是一種技術手段，其目的是建設信息化檔案，數字化是建設信息化檔案的途徑。
將信息工作與基礎業務工作割裂開來，重信息化建設輕基礎性工作。錯誤的以為只要借計算機技術，就可以做好信息化工作，就可以一勞永逸解決檔案工作的所有問題。由此而放松了對檔案基礎業務工作的要求。殊不知，業務工作是信息化工作的基礎，沒有穩妥的基礎工作，不認認真真地做好檔案的收集、整理、開發和利用工作，信息化工作則無從談起。
2.3信息化設備、技術與人才儲備不夠完善
檔案信息化建設的基礎設施還不完善。檔案信息化建設必須以高性能的軟硬件基礎設施以及高技術來保證。由于經濟發展及相關配套設施原因，我國的軟硬件基礎設施還不能滿足檔案信息化建設的要求。我國信息高速公路的建設還未全面完成，現有的信息傳輸速度過慢，使得網上檔案文件的傳輸效率很低。同時，我國多數檔案館辦公自動化與內網的建設亟需提高。在檔案網站方面，雖有數量達200幾百個，但與其他行業較為成熟的網站比較，還未形成行業體系?，F有檔案相關網站存在內容較少，專業性太強，搜索引擎少等難題。且目前檔案機構主要局限于用網絡宣傳檔案法律法規，擴大檔案業務信息交流，其他網上檔案業務還沒有真正開展起來。
同時，在檔案信息化方面存在一些技術障礙。目前，我國在保證電子文件信息安全的技術措施還有待于相關法律、法規、規章和標準的支持，信息安全技術對于維護電子文件的原始性、真實性至關重要。
3.我國的檔案信息化建設發展策略
3.1制定整體發展規劃
檔案信息化建設是一項龐大的系統工程，需要按照適用、有效的原則，進行統籌規劃，組織全國核心力量研究檔案信息化建設的發展總體框架、規劃以及相關內容，將檔案信息化納入國民經濟和社會信息化的大局中，電子文件的管理，數字檔案建設，紙質檔案的數字化等檔案信息化建設內容應由國家檔案局統一規劃和組織各地市檔案局，使整項工作有計劃、有步驟、有重點地進行，使檔案信息化建設駛入規范、有序的發展軌道。
3.2解放思想，樹立檔案信息化意識
當今世界已經進入網絡時代，由于網上信息的共享性，信息來源渠道日益多樣化，檔案機構如果不及時開展信息化建設，實現檔案信息化，檔案信息服務的優勢就可能喪失。但目前我國多數檔案機構對網絡信息帶來的的挑戰認識不足，認為紙質檔案資料檔案信息具有真實性，不需要網絡共享，對檔案信息化建設沒有責任感和緊迫感，檔案信息化建設還沒有被付諸實踐。因此，解放思想，樹立檔案信息化建設意識，在當今信息網絡發達的社會顯得極為重要。因此，我們必須樹立檔案信息社會化意識，盡快把檔案信息置于社會共享地位，向社會提供全面快捷方便準確的檔案信息服務。
關鍵詞 加味當歸補血湯 甲鈷銨 糖尿病周圍神經病變 聯合治療
doi:10.3969/j.issn.1007-614x.2009.09.121
糖尿病周圍神經病變是糖尿病最常見的慢性并發癥之一，可使患者生活質量下降，嚴重者可致殘。目前缺乏較好療效的治療手段。筆者應用加味當歸補血湯聯合甲鈷銨治療糖尿病周圍神經病變90例，療效滿意，現報告如下。
資料與方法
病例選擇2003～2007年我院門診和住院治療的乙型糖尿病并發周圍神經病變患者90例，均符合1999年WHO制定的乙型糖尿病診斷與分類標準，同時具有周圍神經病變表現。男59例，女31例；年齡50～70歲，平均58歲；病程4～16年。全部患者均符合如下條件：①感覺功能障礙，如四肢感覺異常，麻木、疼痛、蟻行感，以下肢為著，夜間加劇，手套足襪套感；②運動功能障礙，如肌肉萎縮或肌無力，走路不穩有足踩海綿感，腱反射減弱或消失；③神經電生理檢查顯示神經傳導障礙，神經傳導速度減慢；④排除腦血管病，慢性酒精中毒，脈管炎、自身免疫性疾病及外傷等其他原因造成的神經病變。
治療方法：所有患者均給予糖尿病教育，嚴格飲食控制，合理運動鍛煉，恰當藥物治療(口服降糖藥或和胰島素治療)使血糖控制達標等綜合治療措施，同時口服甲鈷銨0.5mg，3次/日，中藥應用加味當歸補血湯。方劑組成：黃芪30g，當歸10g，地龍15g，烏梢蛇10g，生山藥30g，天花粉30g，丹參30g，生地15g，牛膝30g。共為細末，過100目篩，制成水丸，每次5g，每日2次，口服，4周為1個療程。
療效判定標準：①顯效：癥狀明顯減輕或消失，夜間休息正常，神經傳導速度正常；②有效：癥狀減輕，夜間休息尚好，神經傳導速度變化不大；③無效：癥狀無改善或改善不明顯，夜間休息差，神經傳導速度無變化。
結 果
顯效30例，有效42例，無效18例，總有效率80%，治療過程未發現明顯不良反應，治療前后查肝腎功均正常，部分患者長期服藥達3個月之久均無不良反應發生。
討 論
糖尿病周圍神經病變發生率可高達50%[1]，其發病機理復雜，現代醫學認為是在糖代謝紊亂的基礎上多因素作用的結果，從而引起一系列臨床表現。其主要原因為微循環障礙及血液流變學異常造成的神經纖維缺血缺氧，糖代謝障礙及組織氧化代謝增加致神經組織損害。甲鈷銨可促進神經組織內三大營養物質的代謝，從而營養神經起到治療作用，但單獨應用效果不十分滿意。
糖尿病屬中醫消渴的范疇，主要由于素體陰虛或飲食不節，喜食肥甘厚味，或情志失調，或不節，腎燥精虧致肺、胃(脾)、腎三臟受損，陰虛燥熱，其合并周圍神經病變是由于消渴日久，久則耗氣傷血，致氣虧血虛，氣血瘀滯，四肢末梢失養，從而最終導致四肢麻木不仁等周圍神經病變，治宜滋陰清熱，益氣養血，活血通絡。加味當歸補血湯，以重用黃芪補益肺脾之氣，當歸、丹參、牛膝益腎養血活血，地龍、烏梢蛇活血通絡使諸藥直達絡脈，生山藥、天花粉、生地滋陰清熱。諸藥合用，可以有效地改變糖尿病周圍神經病變導致的四肢末梢神經的營養，使周圍神經的功能得以恢復和改善，臨床觀察結果表明，加味當歸補血湯合并甲鈷銨治療糖尿病周圍神經病變具有較好的療效，值得臨床推廣。
關鍵字企業檔案管理；服務；城市供水
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
近年來，隨著信息技術的高速發展，傳統檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質檔案向全數字化檔案轉變、從人工檔案管理為主向自動檔案管理為主轉變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業檔案管理轉變。
一、建設檔案管理信息平臺的背景 檔案管理是企業管理不可分割的重要組成部分。蘇州市自來水有限公司歷史悠久，檔案資料悠久，多而雜，如何促進檔案管理水平的全面提升，充分發揮檔案信息資源服務企業、服務職工的作用，是檔案管理人員義不容辭的職責。堅持以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以開發利用檔案信息資源、促進企業發展為目的，不斷加強檔案基礎信息、基礎設施、應用系統、信息資源利用、安全保障體系、人才隊伍等六項基礎性建設，著力打造公司檔案信息共享交換網絡平臺。將檔案信息化建設納入公司信息化建設的總體布局，以建立健全“一站三庫”（即檔案信息網站、檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫、多媒體檔案數據庫）為重點，以“分步實施、突出重點、資源共享、安全保密”為原則，有序推進傳統載體檔案的數字化進程，建立檔案信息化的長效發展機制，逐步實現管理自動化、利用網絡化，全面提升檔案信息資源開發利用和服務水平。 二、實現數字化檔案室的目標
1.數據采集功能：“通過蘇州市檔案局提供的“公文檔案一體化管理平臺”軟件，多層面、多門類采集、接收公司必須長期或永久保存的、符合歸檔要求的各種電子檔案信息，逐步實現電子文件與紙質文件同步歸檔和有效管理。積極推進傳統載體檔案數字化建設，采取數字化掃描、轉換等技術手段，逐步實現檔案全文信息查詢，不斷提高服務效率與質量。
2、實現數據保存功能：通過在線NAS、移動硬盤、藍光刻錄等多種技術手段，對采集到的各類檔案信息在備份的基礎上進行永久保存，完成公司數據備份。
3、實現數據利用功能：依托OA網，建立檔案信息網站，提供分層次、智能化、方便快捷的檔案、文件綜合信息訪問查詢、數據分析服務，同時有目的、有重點的搜集、整理、數字化部分企業文件資料，面向企業，服務企業，不斷探索數字檔案室為企業服務的新路子。
4、實現數據管理功能：實行系統化管理，實現分類、排序、價值鑒定、數據檢驗、目錄生成、數據統計、自動標引、信息組織、打印輸出等，并運用身份認證、保密、訪問控制等技術確保電子檔案信息的安全及合理利用，有效地維護整個系統信息的安全。
5、實現檔案宣傳功能：充分利用數字檔案室綜合保管的，反映公司成長歷程的文本、音頻、視頻、圖像等各種數字檔案資源，全方位展示給職工，并擇要在外網公開宣傳，進一步發揮檔案信息資源作用。
檔案管理信息平臺主要應用模塊包括公文處理、檔案管理、資料管理、系統管理。其中數字化檔案存放在檔案管理模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、會技檔案、聲像檔案、實物檔案、招標檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號、責任者、起止日期、機構、文件類型、主題詞、關聯詞、分類號等。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎目標，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時間，檔案捕獲，登記，分類，存儲和保管，利用，跟蹤，處置計劃的實施，對檔案管理過程的記錄。
檔案管理信息平臺是一個覆蓋整個公司的一體化綜合平臺，使檔案信息實現縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應用后，將實現檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發揮檔案部門的信息服務功能，注重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施，融合思想理念創新與技術方法創新，最終實現電子數據的共享利用和綜合應用，為企業生產、管理提供決策服務，真正實現檔案管理水平質的飛躍。 三、實現企業檔案管理的技術手段 認真執行國家檔案局8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》和《電子文件歸檔與管理規范》、《CAD電子文件光盤存貯歸檔與檔案管理要求》、《紙質檔案數字化技術規范》等一系列技術標準，確保數字檔案資源格式統一、數據規范、便于轉換、實現共享。1. 全宗內檔案分類科學，編號規范 檔案分類原則是以蘇州市自來水有限公司全部檔案為對象，依據管理職能，結合檔案室全部檔案內容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯系，便于科學管理與開發利用的原則。 全宗內要統一的分類方案，根據檔案屬性劃分檔案的種類，做到門類之間界限清楚，層次分明；全宗內文書檔案類別設置合理，按保管期限--年度--問題（或組織機構）分類；會計檔案按年度--形式分類；科技檔案的分類應符合國家檔案局有關文件的規定；其它專門檔案的分類符合本系統主管部門與檔案管理部門確定的標準；全宗內檔案的編號排列按統一標準，以卷為單位整理時，檔號編制為全宗號--目錄號--案卷號；以件為單位整理時，檔號設置按國家檔案局有關規定執行。2.明確類目設置 一級類目按卷根據資料與檔案的特點，共設置為6個。文書檔案、科技檔案、專門檔案、特殊載體檔案、分類業務檔案、基建類檔案。
二級類目按件管理的檔案，以部門為類目。各部門文件，檔案進行有效的管理，方便其他部門進行借閱，針對歷史檔案進行管理，電子化，流程化部門檔案。
3. 檔案整理要求 全宗內所有檔案應收集齊全，經系統整理。文書檔案、科技檔案、照片檔案、磁性載體檔案質量必須符合《機關檔案工作業務建設規范》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《照片檔案管理規范》、《磁性載體檔案管理與保護規范》的要求，要遵循文件材料的形成規律，保持卷內文件材料的有機聯系，參照文件材料的不同價值，便于利用和保管。
3.1文件材料的種類，份數以及每份文件的頁數均應齊全完整；
3.2同一問題、同一會議、同一案件的文件以及正件與附件、印件與定稿、請示與批復轉發文件與原件等應一起整理；
3.3跨年度的會議、活動、案件等形成的文件一般歸入結束年度整理；
3.4產品、科研課題、基建項目、設備儀器按其部件、結構、階段等分別組卷；
3.5錄音帶、錄像帶、照片等檔案的整理、編目應與分類方案相統一，文字說明材料齊全、準確；
3.6文件材料的制作和書寫材料必須達到永久保存。 四、檔案信息化基礎設施建設 1硬件方面：添置計算機、服務器、高速掃描設備、數碼相機等設備，服務器配置應滿足海量數據存貯，快速檢索利用的要求；除進行紙質檔案數字化加工外，還應加大音頻檔案、視頻檔案等多媒體檔案數字化的力度。
序號 內容 型號 配置 單位 數量
1 服務器 IBMX3650M4 7915 E5-2609/4G/1TB*8/19’ 套 1
2 臺式計算機 HP 8300 I5 3470/4G/500G/19’ 套 7
3 高速掃描儀 紫光Uniscan Q280 A4/30PPM 臺 1
4 高清拍攝儀 紫光Uniscan G660 A3/500W像素 臺 1
5 激光打印機 HP P1606dn 自動雙面/有線網絡打印 臺 1
6 噴墨一體機 OfficeJet J4660 打印、復印、傳真、掃描5合一 臺 1
7 A3掃描儀 明基 U809 A3幅面，15秒快掃 臺 1
8 A4掃描儀 明基 5560C 開機即掃，無預熱 臺 1
9 便攜掃描儀 方正Z16 600dpi 臺 1
10 數碼相機 索尼RX100 2020萬像素 3英寸液晶屏（32G含三腳架) 臺 1
11 備份設備 西部數據 DX4000 12TB（含硬盤） 套 1
12 移動硬盤 希捷 新睿品 1TB 2.5英寸 USB3.0 個 3
2軟件配置：
a、服務器操作系統：Microsoft Windows 2008 Advance Server
b、服務器數據庫： MySQL5.0以上
c、客戶端操作系統：Windows XP
d、客戶端應用軟件：Microsoft IE 5.5 + SP2及以上版本+ IBM WebSphere Application Developer Advanced Edition 4.0
注：數據庫服務器、WEB服務器、索引服務器可以安裝在一個物理服務器上；安裝系統前確認服務器上已經安裝有IIS5.0以及其是否有WWW、FTP服務正常運行。
3場館要求：進一步優化檔案保管條件，新增不少于60平方米的工作場所作為掃描工作間、檔案存儲間。五、檔案管理的應用范圍及其效益 蘇州市自來水有限公司檔案管理應用于三廠兩所，各個科室；檔案材料包括案卷文書檔案、基建檔案、科研檔案、人事檔案、宣傳檔案、財務檔案、視頻檔案、照片檔案等。 它為企業帶來了直接、間接經濟效益和社會效益： 第一，提高了勞動生產率。檔案管理的實施，提高了項目文件歸檔的工作效率，以往，一個工程項目完成收集整理工作大量的人力，而現在有檔案可查，大幅降少投入人力。 第二，豐富、完整的檔案資料是日后其他工程建設和生產運行、維護的重要依據和參考。 第三，是維護企業合法權益的重要保證。隨著法制建設的不斷完善、社會各方面的法律意識不斷增強，企業面臨的法律風險也越來越多。豐富完整的檔案資料可以維護企業的合法權益。比如，土地征用手續、林木砍伐協議等文件可以在日后解決相關糾紛中起到決定性作用。再如，工程建設的立項審批及規劃、環保、土地、消防許可等前期依據性文件，可以使企業規避法律風險及行政處罰風險。 轉
關鍵詞：電子檔案管理系統；收集整理；檔案歸檔；檔案上交；檔案匯交；檔案分發；檔案接收
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044(2011)22-5279-02
Research on Collection and Arrangement in Electronic Records Management System
HOU Li-li
(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)
Abstract: Collection and arrangement of records, the core module of Electronic Records Management System, which occupy most part of work, relate to whether the advantages of Electronic Records Management System comparing with old handwork management of records are really obvious or not. The functions of the whole and every module of collection and arrangement in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.
Key words: electronic records management system; collection and arrangement; records filing; records handing in; records distributing; records receiving
傳統檔案業務的一般原理是：部門檔案歸檔人員將實體檔案提交到檔案管理部門，由檔案管理部門人員負責檔案的入庫管理。由于不能充分發揮電子文件的優勢，造成手工勞動量大，操作程序復雜，人力、物力資源浪費，而且檔案利用率極差。為了加快中國石油天燃氣集團公司信息化的發展，統一各個下屬單位檔案管理規范，形成中石油檔案共享知識平臺，項目組在信息部的支持下，與微軟合作開發了中國石油檔案管理系統。
系統的原理是：部門檔案歸檔人員將檔案電子條目錄入，經過歸檔部門領導和檔案部門領導審核后，檔案電子條目自動提交給檔案管理部門，隨即可同步提交實體檔案和清單，由檔案管理部門人員進行檔案整理和入庫維護。這部分功能主要由系統中收集整理模塊完成。本文介紹收集整理模塊的總體功能結構和各個子模塊的工作原理。
1 總體功能結構圖
“收集整理”模塊主要包含“檔案歸檔”和“檔案上交”的功能。
檔案歸檔的目標為協助歸檔部門和檔案部門的用戶將電子和實體檔案歸到中國石油檔案管理系統中，以達到提供借閱利用的目的。檔案上交的目標是實現油氣勘探開發類檔案的匯交和分發。圖1是收集整理模塊的總體功能結構圖。
2 檔案歸檔
檔案歸檔包含預歸檔、歸檔整理、檔案整理三個子模塊。
2.1 各個子模塊任務
2.1.1 預歸檔
1）歸檔部門人員對待審核檔案的電子條目進行錄入、編輯、提交；
2）歸檔部門領導審核；
3）檔案管理部門領導審核；
2.1.2 歸檔整理
1）部門歸檔人員對不需審核的電子條目錄入、編輯、移交；
2）部門歸檔人員對實體檔案的同步歸檔：歸檔清單打印、實體檔案同步移交到檔案管理部門；
2.1.3 檔案整理
檔案管理部門人員對歸檔部門提交的電子和實體檔案編輯、實體整理、歸檔辦結；
2.2 檔案歸檔流程步驟
如圖2，系統提供四種歸檔流程，可由各單位根據本單位業務情況選擇使用。
2.2.1 標準流程歸檔
對應上圖的全部五個步驟12345。
2.2.2 直接歸檔
歸檔流程從第四步開始，即從“歸檔整理”步驟開始，這種歸檔流程完全以實體歸檔發起，去掉了前面三步電子條目先歸檔的過程，檔案歸檔只經過45兩步流程完成。例如：總部的檔案歸檔就是這種流程。
2.2.3 檔案部門審核
對應標準歸檔流程去掉第二步，即1345。對應系統中就是檔案條目在“預歸檔”步驟由檔案部門審核通過后，進入到“歸檔整理”步驟，由部門歸檔人員進行實體歸檔工作。
2.2.4 歸檔部門審核
對應標準歸檔流程去掉第三步，即1245。對應系統中就是檔案條目在“預歸檔”步驟由歸檔部門審核通過后，進入到“歸檔整理”步驟，由部門歸檔人員進行實體歸檔工作。
3 檔案上交
檔案上交分為檔案匯交、檔案分發、檔案接收三個子模塊。如圖3，源單位（如油氣田A、油氣田B……）把檔案上交到目標匯交單位（如勘探開發研究院）。如圖4，由檔案產生部門將檔案分發到各個下屬單位檔案部門（如A單位檔案部門、B單位檔案部門……），由這些部門利用“檔案接收”功能，將檔案接收到系統的收集整理模塊中，進行編輯和存檔。
4 結束語
中國石油檔案管理系統目前已在中石油多家下屬單位上線。作為檔案系統的核心模塊――收集整理，以其簡潔的歸檔程序、嚴密的在線審批流程、兼容的條碼和清單打印功能大大方便了用戶單位的推廣和使用，促進了企業的減員增效。“電子文件先歸檔、實體隨后”的管理理念，使歸檔部門確保實體檔案要和相應的電子檔案一致，并同步提交到檔案管理部門?？绮块T、跨地區的不同單位間檔案的匯交、分發和接收，只需幾個簡單步驟即可在線完成。電子條目的錄入項設置嚴格遵守《中國石油天然氣集團公司檔案管理手冊》規定的檔案基礎業務規范和檔案信息化規范。系統統一了中石油各個下屬單位檔案管理規范，將成為中石油集團公司檔案管理平臺和共享知識中心。
參考文獻：
[1] 師玉強,王政.大型工程檔案收集整理模式探討[J].現代商貿工業,2010(7).
[2] 劉宏.關于建設工程檔案收集整理標準化的思考[J].北京檔案,2010(10).
[3] 魏薇,高強.檔案收集整理系統的設計與實現[J].電腦知識與技術,2011(2).
一、始終將檔案管理的基礎工作放在首位
萬丈高樓平地起,只有始終將檔案管理工作方面的基礎工作放在首位,接下來的檔案管理工作才能有條不紊的進行。首先,要完善基本制度和管理規范的建設,進一步優化工作步驟和管理方式。要根據住房保障管理中心的職責要求,由信息管理部門制定其具體的檔案管理辦法,并且要積極全面的聽取其他部門負責人和資料管理員的意見,并且要與各部門進行深入的探討,意見征求完成以后就可以著手起草相關制度規范,并且在各部門進行試用。其次,嚴格規范管理檔案的收集、整理和歸檔工作的步驟。此項對檔案管員提出嚴格的要求。檔案管理員擔任著管理員和操作員的的雙重職責,必須用以身作則的標準嚴格要求自己,真正將檔案管理工作做到最規范最好。把住房保障管理中心各部門和個人手上日常的種類繁多的文件材料,根據住房保障管理中心的檔案管理規定進行歸檔,在保證紙質檔案完整性的基礎上實現檔案文件的信息化管理。最后,做好圖片資料的檔案管理工作。住房保障管理中心要將所有的檔案進行電子掃描,建立電子檔案,并將電子檔案歸入數字管理系統。而且要出臺相關的圖片資料的管理辦法,同時要將圖片檔案匯總歸檔,以便以后借閱參考和使用。
二、增強住房保障管理中心檔案管理人員的綜合素質
住房保障管理中心的檔案管理工作是專業性很強的工作,而且檔案管理工作也在不斷的發展,所以相應的對檔案管理人員的綜合素質提出了更高的要求。但是就目前情形來看,檔案管理人員的綜合素質與實際檔案管理工作的要求有一定的差距,這樣就會在一定程度上制約住房保障管理中心檔案管理工作的發展。所以增強住房保障管理中心檔案管理人員的綜合素質是大勢所趨,刻不容緩的。首先,增強檔案管理人員的思想政治素質。檔案管理工作是政治性很強的工作,要求嚴格的保密性、完整性、安全性,所以檔案管理人員必須有較高的黨性原則和政治立場,樹立正確的人生觀和價值觀。其次,增強檔案管理人員的業務能力。檔案管理是技術性很強的工作,要求工作人員掌握相關檔案管理工作的各項方針政策,熟悉收集檔案、科學整理的方法步驟,這樣才能做到科學高效的管理檔案。第三,增強檔案管理人員的創新能力。時代是不斷發展的,所以檔案管理工作也是在不斷創新發展變化中進步的,相應的檔案管理人員只有不斷增強自身的創新意識,才能在檔案管理工作中做到得心應手。最后,增強檔案管理人員的專業素質。檔案管理工作者只有不斷更新觀念,不斷學習新理論,不斷拓展自己的知識面,增強自身的專業素質,才能適應知識日新月異的變化,新情況的層出不窮。
三、結束語
