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[關鍵詞]檔案管理；資源信息；新時期；就業局
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）02-0145-01
一、新時期就業服務局檔案管理工作的意義
檔案管理是對歷史負責，也是為未來服務的一向重要工作，它體現了某個機構的建成、發展等一步步的腳印，這對于構建和諧社會以及全面建設小康社會都有著重要意義，它的工作滲透到了社會的方方面面。如今做好檔案管理工作不僅是某個機構資料的保存，也是徹底貫徹黨的精神，提高黨執政能力的具體體現。檔案是社會精神文化的載體，檔案是一種精神文明物質化的產物，它作為一種凝固的載體將人類的思想活動進行記錄并良好地傳播下來，在今后的文化傳播、交流中都是功不可沒的。
就業局的檔案管理同樣體現了為人民負責的態度，作為具有社會共享性質的檔案它的管理工作室順應社會發展的，是符合人民所需的。人民只有通過檔案的查閱，才能夠更好地了解過去、把握現在以及相信未來。做好檔案的管理工作，是對這個機構工作負責的態度，人們要通過檔案的記錄去了解過去發生在這個機構的事件，目前的存在情況以及在未來會有什么樣的作用。所以，這就要求我們必須重視檔案管理工作，必須認真貫徹落實黨的十精神，去完善自身的檔案管理，這是對自身的發展負責的體現。
二、目前就業服務局檔案管理存在的問題
1.重視程度不夠
許多機構在對于檔案管理工作中，都是不把它看重的，認為它是幕后工作，相對于前線的工作者來說，比較不容易受到領導的重視，所以工作人員也不怎么上心。具體在檔案工作中的重視體現在三個方面：第一是工作人員本身對工作的懈怠，整理檔案時沒有經過正規的培訓，擺放沒有科學依據；第二是單位領導不重視，沒有加大對檔案管理的力度；第三就是資金投入不足，導致檔案的人力、設備都存在著一定的缺陷。目前就業局的檔案保管空間存在著面積小、容量小、飽和度高的特點，所以在收集上難免會出現不完整或遺漏的情況，文件材料的把關力度也不夠，材料受損厲害?？傊?，檔案管理工作在目前的就業服務局中是不受重視的。
2.工作人員安排流動性較大
檔案管理工作在就業局本身就不受到重視，所以在人員安排上就存在著各種各樣的問題。例如檔案管理的人員流動性較大，并不存在固定的檔案管理人員，許多人都是身兼數職。具體表現在許多單位的二級機構檔案人員變換頻繁，這就導致新接手檔案管理工作的人需要重新去適應檔案管理工作，這對檔案管理工作的深入發展是十分不利的。在檔案管理工作的交換時期，容易對檔案資料的穩定性和完整性造成破壞，由于檔案管理人員身兼數職，對檔案管理工作的深入發展，工作的創新都是沒有幫助的。同時檔案管理人員的素質沒有嚴格的把關，管理程序并不嚴謹，這就導致檔案工作存在著嚴重的缺陷。
3.檔案管理工作質量較低
檔案管理工作質量和利用效率都較低時當今就業局檔案管理檔案的普遍特點。檔案管理的質量高是為了更好地提升檔案的利用效率。但經過這些年的調查發現，檔案管理質量和利用效率上有著差距。具體表現在檔案管理分類不夠合理，檔案的期限劃分不準確，有的更注重文件的歸檔，但有些相關資料卻沒有放在一起。這對于查閱以及資料的保存都是十分不利的。
三、檔案管理工作的整理建議
檔案管理工作在當今已經成為一個重要課題。所以我們需要不斷加強自身的管理經驗去完善檔案管理，就目前存在的大多問題，我們需要一步步去發現問題，解決問題。
1.加強重視程度
無論什么單位，只有領導充分重視，這個機構才會有更多發展的可能。檔案管理工作做得好壞需要由領導來帶動，首先筆者提倡的是對檔案管理工作簡歷責任制，要充分明確主管領導和相關領導，其次要建立機構網絡，形成以檔案工作室為中心的檔案工作，各個部門都積極配合資料的搜集和遞送，最后要充分建立以領導為核心，分類保存，逐級負責校對，讓檔案管理工作井井有條地進行。
2.把握管理規范重點
檔案管理也要分清管理重點，文件材料的歸納是檔案工作的重中之重，所以做好檔案歸納工作是檔案工作的中心。文件的歸納和管理要把好幾個關卡，首先要做好材料的收集，確保文件的完整性。其次要保證文件歸檔的分類標準化，讓檔案歸納規范，便于查找。接著要做好文件資料的管理工作，確保文件在檔案管理室的安全性。最后要將文件的保密工作做好，保證文件檔案的材料內容不泄露。
3.加強檔案管理人才建設
任何職務都需要有專業的人才，穩定的人才去維護才有深度開發的可能。檔案的管理工作者要保證自身管理的科學性和高素質，筆者認為檔案管理隊伍需要著力去建設作風精良、充滿活力、高效高質的品格。這需要各級領導不斷加強對檔案管理工作的培訓力度，組織開展一些檔案管理的培訓，營造出人才成長的良好環境。對于檔案管理工作人才，要要求他們具有高度的專業技能、知識水平、工作熱情以及良好地導讀素養。著力建設復合型檔案管理人才。與此同時要不斷地加強檔案管理工作人員的再學習再教育，這樣能夠保證工作質量的不斷攀升，可以通過培訓或者指派到各級地方去進行檔案管理工作的學習。
檔案管理工作人員不僅要積極參加機構組織的培訓，還需要不斷注重自身職業道德的保守。注重自學，注重創新能力的培養，大力弘揚“勤奮、創新、奉獻”的精神，做到踏實、務實、注重實踐的要求。解決新問題在檔案業務上有所創新有所突破。檔案人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法在務實基礎上促進創新。檔案管理工作人員需要不斷地拓寬自身視野，豐富知識技能，在當今快速發展時期，要把握新行業和檔案業務管理的要求，這需要工作人員不斷自我充電，對檔案管理工作引發新的思考，進行工作內容的創新。
4.健全網絡管理系統
新時期檔案管理工作不能缺少網絡管理，所以筆者認為，需要著重對文件檔案資料進行電子化辦公。首先要將已經保存的紙質檔案通過拍照、掃描等方式進行信息化處理制作成對應的電子檔案。接著建立健全紙質檔案與電子檔案融合管理機制。通常在查閱和檢索檔案資料的時候利用電子檔案進行，減少紙質檔案的使用磨損。與此同時要加強檔案分類管理，減少資源浪費。對于照片、影像等資料的存儲，要充分利用電子檔案的優勢性，減少不必要的資源和空間浪費。最后要建立健全檔案安全保密制度。根據國家法律法規要求，結合本單位具體情況，來制定切實有效的電子檔案和紙質檔案文件安全保密制度。
在采取措施時，要注重技術的安全，軟件的安全，具有高度的專業性和保密性。在選擇檔案管理軟件時要充分地對其應用性、安全性、維護性以及開發性進行考量，甚至要對軟件開發者和設計者都身份進行確認，這樣才有使用的安全保證。
總結：檔案管理工作需要不斷地加強自身的內涵，需要結合新時代的要求創新工作內容，這樣才能夠有效地保證檔案管理工作的生機與活力，實現檔案管理工作向更高的層面發展。檔案管理工作不僅要在資金和技術上加大投入，還需要從上層建筑中的管理制度入手，讓上層建筑與經濟基礎有效結合，才能夠實現檔案管理工作的突破。
參考文獻
[1]郭靖.就業服務局檔案管理之我見[J].學周刊，2015，28：240.
【關鍵詞】大數據時代;企業檔案管理;挑戰;對策
1前言
隨著人類社會向信息、知識經濟廣泛的深入發展，社會、企業每天產生海量的數據，整個世界進入了大數據時代。各行業都面臨著對龐大而復雜的數據進行有效管理的巨大挑戰，人們逐漸認識到對自身產生和擁有的大數據進行有效管理的重要性和迫切性，檔案行業也不例外。如今，航空企業正積極推進數字檔案館建設，各類電子文件正以前所未有的速度不斷增長，那么在大數據時代，如何做好企業檔案管理，并深入挖掘和利用檔案信息資源為科研生產一線服務，已成為企業檔案工作面臨的重要課題。
2大數據的含義和特點
2．1什么是大數據
大數據，又稱巨量資料、海量資料，指的是所涉及的資料量規模巨大到無法通過目前主流軟件工具，在合理時間內達到擷取、管理、處理。并整理成為幫助用戶篩選決策的積極資訊。大數據描述的是隨著數據量和數據類型激增而逐漸衍生出來的一種現象，不僅包括數量巨大、結構復雜、類型眾多數據構成的數據集，還包括對這種數據集進行高速采集、處理與分析以提取價值的技術架構與技術過程［1］。
2．2大數據的特點
大數據的特點一般歸納為“4V”，一是數據體量巨大(Volume)。當前，典型個人計算機硬盤的容量為TB量級，而一些大企業的數據量已經接近EB量級。二是數據類型繁多(Variety)。這種類型的多樣性也讓數據被分為結構化數據和非結構化數據。三是價值密度低(Value)。如何通過強大的機器算法更迅速地完成數據的價值“提純”成為目前大數據背景下亟待解決的難題。四是處理速度快(Velocity)。這是大數據區分于傳統數據挖掘的最顯著特征。
2．3檔案大數據
檔案大數據是在檔案方面涉及的資料量巨大到無法通過目前主流軟件工具，在合理時間內達到的擷取、管理、處理并整理成為幫助企業經營決策更積極目的的信息。近年來，各級檔案行政管理部門都非常重視檔案信息化建設，大力加快數字檔案館建設步伐，開展傳統載體檔案數字化，積極進行電子文件的歸檔接收工作。隨著檔案信息化建設的加快，檔案信息資源呈爆炸式增長，主要呈現出以下特點:(1)檔案資源巨大。為積極適應航空工業信息化發展需要，航空工業檔案館于2007年在中央企業中率先啟動了首批16家數字檔案館建設試點，制定了《航空工業企事業單位數字檔案館等級考核評定驗收管理辦法》，組織開展評定驗收。首批16家數字檔案館建設試點單位已完成考核評定驗收。隨著信息技術應用和數字檔案館建設，產生大量的電子文件將形成一個巨大的檔案信息資源中心。(2)檔案資源類型多。在傳統的檔案信息資源中，主要以結構化數據為主，隨著信息技術應用和數字檔案館建設，檔案信息資源的種類越來越多，檔案信息不僅涵蓋傳統意義上的館藏檔案資源，而且包括各類現行文件、產品數據等。其載體形式包括語音、視頻、圖形、圖像等，形成以檔案信息為核心內容的企業綜合信息資源庫。(3)檔案價值高，但價值密度低。價值密度的高低和數據總量的大小成反比。從檔案的本質屬性來看，檔案具有重要的利用價值，但通常我們利用的數據卻非常小。在航空企業里，檔案匯集了企業在科研、生產及經營管理活動中所形成的全部成果，這些檔案信息蘊含著巨大潛能，需要人員和技術的密切配合，方能將其轉化為更大的真正價值。(4)檔案資源處理要求高。檔案數據海量增加，加大了用戶在海量數據快速查詢所需信息的難度。在龐大的數據面前，處理數據的效率就是企業的生命。
3大數據時代企業檔案管理面臨的機遇
3．1大數據時代給檔案管理帶來了機遇
傳統檔案管理在某種程度上需要依托特定的基本單位，隨著大數據的到來，紙質檔案會越來越少，數據化檔案會越來越多，以“卷”或“件”為單位的檔案管理方法已經無法適應一些新環境，檔案人員會將花更多的時間和精力監控檔案數據的生成及保障檔案數據的長期安全性與可讀性，不在局限于電子檔案的收集、整理和利用。
3．2有利于檔案利用價值的提升
由于傳統的檔案管理主要以紙質檔案和各種電子檔案為主，各類檔案的利用基本上處于被動的利用地步，檢索和利用這些檔案要話費過多的時間和金錢，因此難以調動人們使用這些檔案的積極性，而大數據在處理海量數據和分析復雜數據方面具有超強的能力，通過借助云平臺，從海量的檔案數據中自動搜索隱藏于其中有著特殊關系性的信息，并對其進行集中和分析，讓挖掘和分析出來的檔案信息更好的被利用。用戶可以在海量的信息海中快速檢索和搜索自己所需要的各類信息，更方便人們去挖掘和使用這些蘊藏在各類檔案中的有效信息，將原來的“死檔案”變成“活信息”，這也無疑進一步提高了檔案的利用價值。
4大數據時代企業檔案管理遭受的挑戰
4．1傳統的檔案管理模式受到很大沖擊
傳統的檔案管理工作主要是在對各類檔案進行分門別類的、有區別有層次的檔案管理理念的指導下進行各類檔案的整理和管理，而在大數據時代，面對海量的檔案數據，只能以“件”或“數據庫”為管理對象，這就要求檔案管理者在有原本檔案分類處理的能力之外，還要具有極強的決策能力、信息識別能力以及信息發現能力，這必將對原有的檔案管理理念和方法帶來極大地沖擊和挑戰。
4．2數據的安全與保密成難題
大數據在給人們帶來便捷獲取檔案資源的同時，也在數據安全與隱私的維護上存在很大的隱患，這既存在理念和技術層面上的因素，也涉及法律方面的問題。從國家層面上來說，帶有國家密級的檔案的泄露，會給國家造成重大的損失，嚴重的還可能危機國家安全。在面對數據的安全和隱私問題上，我們肩負三大任務:一是完善各種軟硬件系統將安全風險降低程度;二是處理敏感數據過程中要設法、保護數據隱私，實現信息的保密;三是在開放的數據環境下設法避免數據被惡意使用，保證合法數據在正常狀態下使用。
4．3技術挑戰
大數據的容錯計算相當困難，算法極其復雜，檔案管理系統只能將失敗的概率盡可能降低到可接受的范圍，而不能完全排除。其次，大數據環境下的檔案管理系統采用的是云計算技術，其優勢在于聚集工作負載，提高資源共享度，這必然增加檔案管理系統運行成本，同時，還會加大系統出現故障的頻率。再次，檔案管理系統存儲了海量的檔案數據，且種類繁多，結構多樣，現在檔案系統面臨的關鍵問題是如何鑒定和區分數據的有用與否。
4．4大數據時代給檔案管理人員的工作提出了更高的要求
大數據時代背景下的檔案管理工作不斷的專業化、多元化以及開放化，且檔案收集、檔案管理以及檔案的利用都在不斷的改進與改變，而檔案管理的這些改進與改變，對檔案管理工作者的管理理念、管理專業能力、以及檔案處理技術等都有著更高的要求，這些都使得現代檔案管理工作人員面臨著更高的挑戰。
5大數據時代企業檔案管理的對策與創新舉措
無論面對的是機遇還是各種嚴峻的挑戰，我們都應積極的應對，不失時機地將檔案工作推上一個新高度。在大數據時代下，檔案部門應擺脫傳統思維的限制，建設“大檔案”，尤其是隨著大數據時代的逐步來臨，更應積極改革與創新，以應對并跟上大數據時代步伐。
5．1以數字檔案館為載體構建檔案大數據，實現數據共享
數字檔案館的信息不僅涵蓋傳統意義上的館藏檔案資源，而且包括各類現行文件、產品數據等。其載體形式包括語音、視頻、圖形、圖像等，形成以檔案信息為核心內容的企業綜合信息資源庫，可有效滿足企業對各類信息資源的需求，建成海量檔案信息資源存儲中心，這些數量龐大的檔案資源經數字化技術處理或電子文件采集歸檔后，進行安全有序存儲，并通過檔案管理平臺，提供網絡化的共享和利用。在大數據時代下，檔案系統中，除了大量的類型繁多檔案數據之外，還有海量的用戶行為數據，包括瀏覽、點擊、借閱等，用戶行為數據也是構成檔案大數據的重要組成部分，本身的利用價值不亞于檔案本身。
5．2完善大數據相關技術在檔案管理中的運用
為了檔案管理工作在大時代的背景下更進一步的優化與發展，就必須要完善大數據相關技術在檔案管理中的應用。這就需要檔案管理部門積極與專業的具有相應保密資質的大數據開發公司或者機構進行合作，在大數據公司的技術支持下，結合檔案管理部門的實際情況，開發設計出適合檔案管理部門的大數據技術和工具，來滿足檔案管理部門的發展需求。在大時代背景下的檔案管理還與云計算、云儲存以及虛擬技術有關，因此為了檔案管理更好的發展，還必須與這些技術部門進行合作，在大時代背景下的檔案管理中應用到的相關技術都可以得到專業的技術支援，進而不斷的完善，使得檔案管理工作可以更加有效的、高效的、高質量的進行。檔案管理運用大數據技術需注意的問題:(1)大數據技術實現問題。大數據技術相比較傳統技術更為復雜。檔案大數據管理系統通常是一個由很多節點組成的分布式系統，實現起來較為困難，這就要求檔案管理者打破專業限制，找尋與專業的具有相應保密資質的大數據開發公司或機構進行合作，將檔案需求和大數據技術結合起來，才能開發出適合檔案行業特點的大數據平臺。(2)信息安全問題。企業檔案記載和反映了企業科研、生產與經營管理活動的過程和結果，是企業科技進步與長遠發展的基礎，但有時人為操作的失誤、系統軟硬件的故障、計算機病毒等原因都會造成檔案數據的破壞或丟失，會給企業甚至國家造成巨大的損失。對于航空企業，安全問題容不得半點馬虎。(3)保密問題。大數據時代下，檔案信息主要通過網絡傳輸，容易被復制和擴散，導致檔案信息資源在開發和利用的過程中可能出現信息的泄露的問題，由于航空企業涉及國防、軍事、科技等領域，檔案層次高，一旦造成泄密會直接危及國家的利益和安全。因此，在實現檔案信息資源合理利用的同時，必須確保檔案的安全。
5．3加快檔案管理人員的知識更新
在檔案信息化高速發展的今天，計算機技術為檔案管理注入了新鮮的血液，加快了數字化建設的步伐，作為檔案人員，應該轉變傳統檔案管理理念，增強對數字化管理的重視程度，重點放在數字化管理和網絡化資源建設上。因此，檔案人員應加強微機學習，努力提高計算機水平。在學習現代化知識中，不斷拓展檔案創新的新局面，形成一個既能全面了解檔案理論知識，又能熟練掌握計算機操作技術的復合型檔案管理人才的發展格局。除外，要加強檔案硬件及網絡基礎設施建設，為檔案管理人員創造出良好的外部環境，培養出一支綜合素質高的檔案管理隊伍。
6結語
大數據時代的到來給當代檔案管理工作既帶來了機遇，同時也帶來了一定的挑戰。作為檔案工作者，要努力抓住新時代的機遇，嚴肅對待挑戰，不斷學習和創新，圍繞企業的科研生產與經營管理工作對檔案管理方式和手段進行深入思考、重新認識。充分運用新技術，在時代浪潮地推動下，更好地開發和利用檔案信息資源中蘊藏的巨大知識寶藏，從而真正在大數據時代背景下發揮檔案管理的重要價值。
參考文獻:
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關鍵詞：文書檔案；管理；網絡化；信息化；數字化
1 大數據時代文書檔案信息化管理發展趨勢
1.1 大數據時代
我們探討大數據時代的企業文書檔案管理，首先要搞清楚什么是大數據。大數據時代指的是互聯網時代數據傳輸速度快、數據傳輸量大、數據傳輸類型多樣的時代。而大數據的特殊之處就在于其由于數據容量過大，無法被普通用戶及時獲取和加工處理，某種程度上，大數據環境下現有的數據容量由于太大，常規的信息查詢、檢索、獲取和加工處理手段已經無法適應用戶的數據資源需求。而信息化時代準確的數據信息就是人們寶貴的資源，因此大數據時代，人們既需要掌握全面的數據資源，更要學會深度加工有價值的數據資源。新時期，大數據已經深刻地影響著社會生產生活，我們要學會在大數據時代掌握如何處理和交工數據的能力。同樣，大數據時代企業檔案管理工作也必須適應時代變化進行管理模式的變革，加快建設企業檔案信息化建設進程，適應大數據環境。
1.2 企業文書檔案信息化
企業文化檔案一般指的是企業在社會生產、經營和管理過程中對企業的價值信息通過不同形式和載體的記錄下來的文件。企業文書檔案還包括文字、圖表、圖片、視頻、錄音以及多媒體等不同形式和載體。企業文書檔案一般要記錄企業的財務管理、業務管理以及人事管理等方面的信息，所記錄下來的企業文書檔案主要是由具有保存價值意義的文書信息資源轉換而來。企業文書檔案在進行信息化的建設過程中，需要利用現代信息技術，加強文書檔案的信息收集、信息整理、信息管理、信息儲存、信息傳送、信息開發和信息利用，讓各種企業的文書檔案形式和載體能完成數據化和信息化的轉變。當企業檔案通過完成數據化以后，就可以通過數據庫通過信息技術及時快速地查詢目標數據，從而提高企業有價值信息的利用效率，通過價值信息的充分利用提高企業的生產、經營和管理效率。大數據時代，文書檔案的信息化和網絡化讓企業檔案信息的價值和利用率都能得到提高，而且能完善企業的生產管理體系。
2 大數據時代實現企業文書檔案的信息化管理的必要性
第一，提高企業文書檔案的管理效率?，F代企業由于經營、生產和管理的內容越來越多，文書檔案所需要記錄的有價值的企業信息的數量和類型也逐漸增多，傳統的人工查詢或者簡單的電子檔案查詢效率已經遠遠不能滿足大量的數據資源需求。新時期，如何通過現代信息網絡技術的應用提升相應文書檔案管理的工作效率，大幅度提升文書檔案的檢索和查詢速度與準確度，大幅度提升企業文書檔案的單位信息利用率，讓企業文書檔案管理模式運行效率更高，是當代企業檔案管理工作者亟需解決和應對的重要課題。所以建設數字化和網絡化的文書檔案信息化管理體系，對于建設現代化企業，提升整個企業的信息管理體系運行效率都具有非常重要的意義。第二，有利于文書檔案實現信息化和智能化管理。大數據環境下，數據的處理已經從局域網的計算演變為云計算，現代計算機技術和網絡技術具備了強大的數據計算、信息檢索、信息查詢、信息儲存、信息網絡傳輸、跨文化信息交互，以及智能化數據庫處理系統，為企業文書檔案的數字化和網絡化建設提供了強大的技術支撐。企業文書檔案在完成數字化和智能化管理以后，計算機數據檢索、加工和處理會減少不必要的人為失誤，而且會讓文書檔案管理工作更有效率。第三，有利于實現企業文書檔案的信息高度共享和高利用率。企業文書檔案的數字化和網絡化建設有利于目標數據能及時在線地傳遞給每一個用戶。例如文書檔案管理系統可以給企業每一個員工建立企業工作檔案，員工可以通過相應的數據庫自由登陸和查詢自己的數字化檔案記錄；而數字化的企業的生產、經營和管理檔案記錄可以在經過適度加工后，迅速被企業生產管理決策層調用并用作未來企業生產管理的決策參考信息；甚至數字化的企業文書檔案還可以加強企業的內部生產、經營和管理等各個環節的監督，每個生產環節的價值信息都有記錄在檔，并且可以隨時供企業內部監督機構實時查詢核對，這樣可以防止企業內部腐敗，提高企業生產、經營和管理的透明度，提升企業的競爭力。第四，有利于現代企業信息化管理體系的建設。企業文書檔案管理體系是現代企業管理體系的重要組成部分，因此文書檔案管理的信息化建設有利于促進現代企業管理體系的信息化建設。由于企業的生產、經營和管理等有價值的信息在信息化建設過程中被轉換為數字化的數據，數據而且可以通過聯網進行云計算，因此企業文書檔案數據還可以通過網絡和云計算與企業其他數字化管理體系進行數據共享和整合，實現企業管理體系的數字網絡一體化建設，從而大幅度提升企業管理體系的運行效率。
3 大數據時代企業文書檔案信息化管理的內容
第一，文書檔案的數字化管理。傳統的企業文書檔案管理都是通過紙質檔案和人工管理來實現，管理人員往往數據錄入量大，工作強度高，而且檔案查詢和獲取進度慢、效率低，并且檔案的存儲占用大量的空間資源和相關設備。而大數據時代，數字化檔案則只需要占用幾臺專業計算機以及相應的網絡頻譜資源，為企業節省了大量的勞動成本，而且檔案信息數字化以后還可以大量復制和加工處理。企業文書檔案信息化建設的一個重要工作就是對相應的文書檔案信息進行數字化加工處理，一般指的是將紙質檔案所記錄的文字信息以數字化的形式錄入計算機的數據庫并形成電子檔案，也就是電子檔案。企業文書檔案的數字化建設是企業管理信息化建設的重要組成部分。第二，文書檔案的網絡化管理。由于文書檔案信息已經轉化為以數字形式存在的電子檔案，檔案資源的利用就需要借助相關設備和技術，如計算機終端，聯網設備，數據庫處理技術等，有相應的設備和技術支撐才能實現電子檔案的不同層次、不同區域、不同類型的用戶的資源共享。企業文書檔案的網絡管理是支撐電子檔案利用的重要技術，網絡管理包括網絡分類、歸檔、組卷、借閱、檢索、傳送、交流、隔離、復制、上傳、下載、獲取、存儲以及售后服務等。第三，文書檔案的安全化管理。企業的電子檔案具有保密性，決定了電子檔案只能是一定程度和范圍內的共享，這就需要網絡安全管理技術作為電子檔案的權限的保障。由于網絡自身的特殊性決定了網絡是存在可以攻破的缺陷的，因此電子檔案面臨著數據竊取或遺失等問題，所以需要加強網絡的安全管理，網絡安全管理主要防止網絡故障、設備故障、計算機病毒和黑客攻擊等因素導致的電子檔案的損壞和遺失。另外，網絡安全管理還要做好企業電子文書檔案的分級共享管理工作。
4 結束語
大數據時代要求企業的文書檔案管理必須加強數字化和網絡化建設。文書檔案管理的信息化建設有利于提升檔案管理的工作效率，提升檔案信息的價值和利用率，為企業的生產經營管理決策提供及時科學的參考信息，能促進企業的生產管理體系的運作效率的提高，因此我們必須大力推動企業的文書檔案管理信息化建設，積極建設電子檔案系統，并提供有力的技術和設備支撐，提高企業檔案管理效率。
參考文獻
[1]潘曉楚.加強檔案工作保密措施的幾點思考[J]. 經營管理者. 2011（10）
1、有助于創新和豐富檔案學理論研究成果，完善理論指導體系。在新的時代背景下，對檔案事業改革和發展系列問題的重新審視和研究，有助于檔案事業指導理論的創新和檔案學理論體系的完善，更有助于使檔案學理論更好地指導企業檔案管理工作實踐。
2、有助于推進檔案管理工作改革步伐。在大數據時代背景下，對檔案職業社會功能和職業要素發展現狀的研究將揭示現階段檔案管理和服務工作存在的問題和改進的方向，對檔案管理工作的改革和創新具有很大的參考意義。
3、有助于檔案管理工作人員綜合素質的不斷提高。在大數據時代這一新的社會環境下探討企業檔案事業改革和發展問題能夠對現代檔案管理人員培訓教育起到很大的后發作用，也有利于刺激檔案工作者的學習熱情，使其在實際工作中更多地運用新的知識和技能，并更加積極主動地改善工作方式，提高工作效率。
2 國內外研究現狀
1、國內研究現狀
我國信息界專家普遍認為2013年是中國“大數據元年”，大數據在我國得到了方方面面的研究和應用，己有眾多相關研究專著出版。筆者在中國學術文獻總庫“大數據”為關鍵詞進行主題檢索，發現從2011年起，關于大數據的理論研究成果逐漸??多，主要集中在對大數據概念和特點的分析和對大數據時代的預測等方面。2012年，研究視角拓展到大數據對各行各業發展的影響和大數據時代的社會變革等方面，如大數據對政府、圖書館、企業、金融、電子商務、信息網絡安全、公共交通、新媒體等各方面帶來的機遇與挑戰。檔案學界對大數據在檔案領域的應用和研究較晚，文獻研究成果從2013年才逐漸顯現，研究成果較少，范圍較小，主要探討大數據對檔案館、檔案現代化、電子文件檔案管理工作各環節的影響等，對大數據時代檔案職業生存和發展問題的研究還沒有引起檔案界學者和工作者的廣泛關注。
2、國外研究現狀
國外學界對大數據的關注較早，與大數據相關的研究成果數量眾多，研究主題范圍廣泛，既包括對大數據自身的研究，也包括大數據在社會各行各業的應用研究，如大數據在市場營銷、生物醫藥、政府機構、信息管理等方面的應用，研究態勢與國內有相似之處。大數據在擋案學界的應用研究主要集中在檔案數據、電子文件管理、數字檔案信息管理技術和方法、數字檔案公開、公民數字信息隱私保護等方面。
3 大數據時代背景下的企業檔案管理面臨的挑戰
大數據時代的到來，檔案管理者也需摒棄原有傳統工作理念，積極學習并利用數據模式，從而提高工作質量和服務質量。但是，檔案管理利用信息技術也存在著一定的挑戰。
1、大數據時代給檔案存儲和輸出的挑戰
大數據在數傳統數據管理中，輸入要比輸出容易的多。大部分的數據庫系統的設置，主要是以添加和更新作為主要系統，搜索和檢測作為輔助系統。檔案數據的大量信息，如果被輸入到一個大站點中，很有可能已經構成了大數據。隨著各個領域數據的與日俱增，檔案的記錄和保存也逐漸增多，甚至出現了“脹庫”問題。存儲的增多就意味著訪問的增多以及輸出量的劇增，因此，大數據背景下的檔案服務的利用遇到了存儲和訪問速度慢的瓶頸，這也將是信息技術下的檔案管理面臨的巨大挑戰。
2、大數據時代給檔案資源管理的挑戰
隨著傳統文化到現代化的發展，檔案管理由傳統的紙質檔案轉化到數字化形式，再到如今的大數據時代。隨著檔案信息存儲需求量的日漸增多，目前的檔案數字化手段已難以滿足大數據時代的資源管理需求。但是，由于檔案工作技術的落后、資源管理方式的停滯不前、信息技術應用的匱乏、社會檔案意識不高等諸多因素，使得檔案管理服務缺乏工作高效率。想要提高檔案管理的工作效率，更好地為社會服務，就要整合信息資源，有效地利用信息技術挖掘大數據時代的應用財富。因此，如何整合資源、使得大量檔案信息長期保障安全性、可讀性，提供更具價值的檔案資源，是大數據時代給檔案資源管理的巨大挑戰。
3、大數據時代給檔案管理者業務環節的挑戰
根據我國目前檔案管理形式來看，大數據時代下的檔案管理分為三個環節：收集、管理、利用。
（1）收集
我國目前檔案收集都是在生產或處理完結時或具備保存價值的文件，經整理后由檔案室存檔的數據資料。就是由相關的人員加工處理過的數據信息，是半成品或成品。而大數據的資料是隨時收集錄入的，大數據注重的是數據的完整性和及時性。因此，檔案資料存儲收集的及時性是大數據時代檔案管理工作的挑戰之一。
（2）管理
從原始的手工整理，到計算機代替手工管理，管理條件和管理方式是比較落后的，不適用于大數據時代的數據資源管理。大數據時代的檔案管理強調開放化、社會化的多元化發展方向。由于大數據信息儲存的規模比較龐大，需要用云端進行儲存、計算。因此，信息技術人才的匱乏，也限制了檔案管理的進步性發展。
（3）利用
傳統檔案管理模式中，信息儲存、查詢服務是被動的，現代信息技術對資源的開發、利用也沒有更好地服務社會。而在大數據時代，大量信息的輸入和存儲，有利于資源的整合，拓寬領域的應用。
4、大數據時代對檔案人員的業務素質提出更高要求
隨著互聯網和大數據的發展及應用，大數據不僅給檔案管理帶來了一定的機遇，也對檔案人才提出了更高的要求。大數據背景下的檔案管理不僅需要傳統檔案的管理方式，還需要適應大數據的專業人才進行科技管理。例如：面對大數據繁雜的檔案信息數據，需要專業的分析工程師進行透徹分析，選擇恰當的歸檔方式；面對大數據的迅猛發展，需要精通大數據應用的高級管理人才，緊跟大數據變化的潮流。大數據時代背景下的檔案管理范圍極為廣泛、檔案管理類型紛雜，軟硬件工程師、檔案服務人才和數據庫工程師已不能滿足大數據時代對檔案管理人才的需求。這就要求檔案人員全面提高專業素質，加強各個領域的綜合能力培養，將大數據時代背景下的檔案管理中的挑戰化作機遇。
4 大數據時代背景下給企業檔案管理帶來的機遇
縱然大數據時代為檔案管理帶來了諸多方面的挑戰，但同時也給檔案管理帶來了相應的機遇。
1、大數據時代為企業檔案的信息管理帶來的機遇
傳統檔案信息管理中，以紙質的“份”、“件”、“卷”為單位，而大數據時代以“GB”、“TB”、“PB”為單位，數字化的發展逐漸將紙質檔案取締是社會發展的必然結果。檔案管理相關工作人員的工作重點也由收集、管理和利用轉換為檔案數據的監控、檔案云端儲存的安全性、持續性管理。利用云計算快速達成數據的動態擴展，是大數據時代企業檔案管理的新機遇。
2、大數據時代為檔案利用價值帶來的機遇
傳統檔案管理模式以紙質和電子文檔為主，檔案長期處于被動利用狀態，更多的只是存儲安放的作用，缺少分析利用的過程，難以體現其本身價值。大數據通過云計算，可以搜索到相互關聯的檔案信息，并對其進行關聯、提取，通過挖掘和分析加以利用。將被動變為主動，讓靜止的檔案變成“活信息”。這就是大數據時代相較傳統檔案管理新機遇的體現。
五、大數據時代企業檔案管理工作的重心與方向
面對大數據背景下的檔案管理的諸多挑戰與機遇，應對大數據時代給檔案管理帶來的挑戰與機遇已是刻不容緩。為此企業檔案工作者未來的工作重心與方向主要有以下幾點：
1、創新思想觀念。檔案工作者要解放思想，改變心態，勇于沖破舊的“重藏輕用”的思想觀念障礙，破除大數據時代“離我太遠、與我無關”意識，緊跟時代步伐，適應信息技術發展的新趨勢，充分認識管理是必要手段，利用才是真正目的，樹立檔案大數據意識，以數據意識為指導，把握“連接與分享”的時代主旋律，加強檔案規范科學管理，促進檔案工作提檔升級。
2、加強專業人才培養。當前，企業檔案管理人員素質參差不齊，一般都為半路出家，沒有檔案專業出身的人員。大數據時代，檔案工作面臨的緊迫形勢和繁重任務，如果沒有一支專家型的人才隊伍將難以勝任，需要加大科技型人才的引進，提高單位自身信息技術的培訓強度，加大力度培養適應大數據時代需求的檔案管理新型復合型人才，掌握和應用現代新技術的本領，為檔案工作轉型升級、提質增效注入新的活力。
3、強化檔案宣傳發動。充分利用“6.9”國際檔案日、網絡媒體、宣傳欄、舉辦專題講座、發放宣傳冊等形式，開展內容豐富、形式多樣的宣傳活動，大力宣傳新時代背景下檔案管理引用大數據技術的重要性，讓公眾看到檔案工作深層的戰略意義及檔案的潛在價值，使之認識、重視、參與進來，提高大眾對檔案的認知度，力求在大眾心中“6.9”與“11.9”一樣的熟知， 充分發揮檔案應有的價值。
4、創新檔案管理模式。大數據時代是信息化時代，企業要順應趨勢，反應迅速，積極應對，主動作為，具備創新思想，打破傳統檔案管理模式，運用現代管理方法，加快推進信息技術與檔案工作的融合進程，提高檔案完整率、有效率和利用率，實現一體化管理，為企業帶來更大的效益，推動企業檔案管理水平的提高。
另外，要密切跟蹤云計算、大數據、物聯網等信息技術的發展，積極探索前沿技術在檔案領域的運用，尋求多方面的合作，逐漸引入大數據技術，注重數據開發環境，強調對檔案數據的分析和利用，多向大數據專業人才請教，將大數據的信息技術結合自身檔案管理工作，全面加強數據化檔案管理。
關鍵詞：科技檔案；管理；大數據
檔案是記錄人類社會實踐行為的重要依據，是文化財富和智慧的凝結，對于未來的實踐工作有著重要的指導意義，記載著人類活動的諸多情況、數據、理論以及方法。而科技檔案，本身作為關系到組織環境中科技發展的重要文獻材料，其對于企業的發展意義重大，尤其應當引起重視。
一、當前國企科技檔案現狀分析
科技檔案是科學技術檔案的簡稱，是在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、證書、聲像資料等科技文件材料，在當前多媒體數字時代中，記錄材料開始呈現出明顯的面向新媒體載體傾斜的特征。對應地，在科技檔案的管理工作領域，我國早在1980年即由國務院出臺“科學技術檔案工作條例”，其明確指出了科技檔案的概念，并且對其管理工作進行了界定。在實際的工作環境中，除了要遵從工作條例的界定和說明以外，一般企業環境中還會進一步針對行業內部的技術特征，修正完成更為具體的檔案管理工作規范制度，進一步從細節上指導檔案管理工作的展開。
雖然存在這樣多方面的工作指導與保證，科技檔案的管理，仍然存在比較大的提升空間，這種狀況由多方面因素共同作用而成。首先對于國有企業工作環境而言，檔案的管理一直都較為重視，這種重視起源于人事領域，并且隨著科技的發展，以及科技對于企業發展重要性的提升，企業也開始給予科技檔案以必要的關注。但是在科技檔案管理領域中，仍然殘存了嚴重的傳統檔案管理思想，即檔案角色更多作為既往工作記錄存在，而非一種能夠指導未來實踐的經驗。這種思想進一步造成科技檔案自身價值實現，并且成為其深入利用的阻礙。除此以外，科技檔案自身的特征也不同于以往傳統人事或者工作檔案?？萍紮n案作為記錄生產實踐過程中諸多細節的載體，尤其是在當前數字時代之下，呈現出諸多新特征，其中以多媒體信息記錄材料最為突出。這些多媒體數據格式，雖然極大地豐富了信息可供采集的來源以及科技檔案自身的內容，但是也從另一個側面為檔案的查找和利用帶來了不利影響。尤其是當前得到廣泛應用的流媒體數據格式，本身難以實現有效檢索，阻礙了檔案的檢索和深入利用，這也成為當前科技檔案，甚至于一般性的工作檔案在應用環境中最為不利的方面。
與此同時，大數據時代所帶給檔案領域的沖擊同樣不容忽視。這種沖擊從兩個方面形成顯著影響，其一在于海量數據，從客觀上要求對檔案信息和數據展開更為有效的分類、存儲以及檢索，并且考慮到更為多樣化的數據格式，傳輸等策略也應當納入到檔案管理工作體系的視線之中。另一個方面，則是大數據環境推動了對應的大數據技術的成熟，更為快速的服務開始涌現，甚至于網絡架構本身的均衡性也開始得到重視。反映在科技檔案領域中，就是對更多種類數據格式的識別，以及檢索，在近年來成為可能，這些技術都推動者科技檔案的檢索效率不斷提升，檔案利用效果也得以不斷優化。
二、大數據環境下的科技檔案檢索優化應用
大數據環境之下，數據在總量以及多樣化方面都有所突破。進一步體現在科技檔案領域，就是檢索的簡易化和檢索的不可執行特征朝向兩個方向同時延伸。簡易化，即指曾經的以紙張作為媒體主要形式的檔案格局，被數字所打破，數據庫技術以及Web技術的廣泛應用，直接使得檔案本身能夠支持起更為有效的檢索查詢。檔案面向的服務對象可以突破時間和空間的限制，用電子化的手段來實現檢索并且獲取到相關檔案信息。除此以外，檔案本身的全電子化，突破了紙媒時代的傳統標簽檢索體系，同時能夠支持起更為復雜和自動化的模糊查詢等功能，對于推動科技檔案應用有著積極價值。另一個方面，數字化的進步，使得很多新型數據格式涌入到科技檔案環境之中，其中以圖片和流媒體作為主要的表現形式。這些新型的媒體格式，雖然能夠實現全電子化，但是卻無法實現有效檢索，包括對于圖片和流媒體的識別，迄今為止也仍然未能取得實質性的突破。
大數據管理在科技檔案領域中的另一個主要應用，在于實現整個網絡環境的快速響應。由于海量數據的出現，想要實現更好的檔案內容檢索，提升檔案利用率，就必然需要從每一個細節來推動用戶體驗的完善，從而才能幫助用戶形成檢索檔案的習慣，進一步在實現科技檔案自身價值的基礎之上推動科技進步。在這個過程中，比較常見的技術包括分布式數據存儲和處理，以及包括數據挖掘在內的技術等。分布式數據存儲和處理，能夠在云思路的基礎之上打造更大容量的數據庫，并且集合網絡環境中的全部運算能力，來面向用戶實現高效的數據檢索。而數據挖掘，則通過獲取海量的用戶行為，分析出其相關特征，磯允據庫中的數據進行甄選和優化，決定不同數據所存放的地方，甚至于對檢索結果的緩存等細節，也都實現優化，從而達到檢索速度和效果的提升。
除此以外，大數據環境下的安全和開放特征，也成為推動科技檔案價值實現的重要武器。包括用戶訪問權限授予在內的安全體系，能夠在確保安全的基礎之上，提供面向更多檔案受眾群體的信息提供。安全和開放，成為大數據環境下檔案管理的一種微妙平衡，而這種平衡的實現，必然對于推動檔案自身價值實現而言意義深遠。
三、結論
隨著大數據時代的到來，面對檔案信息資源海量化、多樣化和復雜性的特點，傳統的、被動的利用方式也需要適應時代的要求進行創新和變革，加強檔案館的信息化建設，整合檔案資料中顯性知識，深度挖掘隱性知識，使顯性知識規范化，隱性知識顯性化，是當前檔案管理工作的重點，也是能否推動檔案自身價值實現的關鍵。
參考文獻：
1 科技檔案管理數據化與自動化改革的必要性分析
1.1 時代潮流發展的最終歸宿
如今已經進入信息化時代，獲得信息的及時性和準確性所呈現出的意義和價值越來越高，因此，科技檔案管理工作也必須將信息的管理推向一個新的高度，不能恪守陳規，一直以傳統的方式和手段進行檔案信息管理。尤其是進入了二十一世紀之后，云計算、物聯網等新名詞的出現以及相關技術的革新，使得傳統管理模式下的檔案管理難點和問題迎刃而解，以數據化、自動化信息管理系統取代傳統純人力信息管理系統已經是大勢所趨。
1.2 事業單位體制變革的重要內容
事業單位為了能夠更好的實現自身的發展也會在原有的模式上針對時代的發展和社會的需求做出相應的能動性變革，而變革的一個重要部分就是包括引入電子數據系統、供應鏈管理系統、事業單位資源管理系統等在內的信息化管理系統。檔案管理工作作為事業單位基層工作重要的一部分，掌管著整個單位的數據和信息資源，自然也需要做出相應的模式改革，以適應單位內部整體變革環境，并以自身的改革來促進整個事業單位變革進程的發展和深化。
1.3 檔案管理工作體系和模式發展變革的需要
在傳統的檔案管理模式中，想要進行相應的信息查詢需要的步驟復雜，時間冗長，大大降低了工作的效率，而這種低下的工作效率已經無法滿足現代社會高節奏的需求，因此檔案管理工作必須進行方便快捷的數據化和自動化改革以適應高速運轉的單位機制。同時這種自動化的檔案信息管理模式也能夠減少很多人力管理模式下的錯誤和紕漏，還可以通過網絡預警機制保證單位信息的安全性，提高事業單位的發展能力。
2 科技檔案管理數據化與自動化改革的主要內容
2.1 科技檔案管理數據化改革的內容
在進行科技檔案管理的數據化工作時，主要需重視現代科技背景支持下的掃描技術、數據庫技術、數據加密技術、身份認證技術、網關認證技術等等對于檔案信息數據化進程的推動作用。信息是一個單位最重要的無形資產，而將信息數據化并更好的管理則有利于這些資產的價值最大化，更好的服務事業單位的基層工作。
2.2 科技檔案管理自動化改革的內容
自動化相對于數據化而言體現著檔案管理模式改革的更高水平。用于實現自動化改革的技術主要有電子標簽、OCR識別、數據自動處理以及數碼掃描識別等等，這些技術可以使信息的存儲和系統化歸集不再需要更多的人力資源介入而自動完成，同時還可以完成人力所難以或者無法實現的大數據處理、批量數據整理等工作，大大節約了人力和財力。
3 科技檔案管理能動性改革實現的措施
3.1 檔案管理系統流程結構重置
“流程結構重置”即在數據化和自動化改革的過程中和改革結束之后對檔案管理工作的各個環節依據具體改革的現狀重新安排，設計適合于改革后檔案管理模式的工作職位和各個職位的具體職能，從而提高人力和技術的契合程度，提高檔案管理工作效率。流程結構重置工作主要包括業務流程優化和業務標準制度化兩個主要模塊，除此之外還要加強檔案管理工作環節對于網絡技術型人才的培養和利用，加強日常工作中對網絡穩定程度和信息安全性的維護。
3.2 深化擴展檔案管理服務功能
檔案管理工作模塊作為事業單位的基礎工作內容，其工作的本質特征在于其服務性，因此提升檔案管理工作的服務能力也是科技檔案管理能動化改革進程中重要的一個環節。檔案管理工作的服務功能不僅要橫向延展，更要縱向深化，滿足信息使用者各方面、各層次的需求。同時還要改變以往的“等需求上門”轉為“送服務上門”，幫助單位信息使用者更便捷的處理相關工作，實現一鍵式檔案服務，為整個事業單位的工作提供基礎信息支持。
3.3 建設信息化檔案平臺資源庫
由于數據化后的檔案信息不再如傳統般存儲在特定的房間內，單位內部的信息使用者都可以依靠網絡技術登陸特定的平臺進行突破時空限制的信息查詢，而為了實現這一點就必須建設安全、科學的檔案資源平臺。首先是相關的硬件設施建設，使系統硬件能夠承載單位內部越來越龐大的信息量并滿足信息處理效率的要求。其次是資源整合技術的要求，由于數據信息資源的龐大，無法通過人力一一整理，這就要求信息資源平臺能夠自動完成大數據的整理和龐大信息庫的系統化整合，為后續工作節約時間，提高工作效率。
【關鍵詞】電子檔案 檔案信息 信息內容 管理 技術實施
一、對電子檔案管理的了解
跟隨著世界的現代化的飛速發展，具有信息化的技術和計算機的技術的發展給許多個地方的發展提供了優越的條件和良好的基礎。檔案的信息化的管理是在信息化技術同計算機技術混合里形成的一個具有非常先進的方法，現在檔案文件的管理都是現在世界發展過程中的最重要的服務基礎和服務設施，因此檔案文件管理的提高是保證現階段社會穩定有序發展的重要前提條件。
檔案工作人員們沒有辦法逃避的關鍵課程是電子文件檔案的安全的管理，成為當今時代給予檔案工作人員們的一個全新的任務。但是因為信息具有沒有限制的延續性與可以把它識別出來的性質，電子文件檔案一定要正視對電子文件檔案信息和特別規定載體之間的可以分開的性質、信息可以保存下來的具有非常高的密度的性質、信息對系統具有依賴的性質以及信息具有的可以變異的性質等一些問題。所以，電子文件檔案在一些安全的管理方面有很多嚴格的要求。再加上有很多種不同的新的高端技術的極其快速的發展以及網絡技術和計算機技術在檔案文件管理里的一點一點的使用，因此出現了存在著檔案可以儲存價值的一些電子文件，它的形成讓檔案文件管理的許多工作發生了深深的改變。給歸過檔后所出現的電子文件檔案進行了很有效地安全管理，確保檔案文件信息的自身性、現實性，更好的運用檔案文件所具備的可依據性與可以憑證的特性作用的基礎。電子文件檔案，就是憑借代碼的形式存在于特別規定的小介質上面，運用計算技術作成的一種檔案。它們在檔案文件信息的保存、處理、輸出等等方向上存在著很大的優點，這就是紙性質的檔案文件不能夠相比的。我們可以認為，電子文件檔案成為檔案文件現代化的突出的象征，而且成為了電子的計算機在檔案文件管理工作中使用的最終成品，正在每時每刻被檔案界所矚目
二、電子文檔管理的解決方法
信息技術的快速發展和在各方面的使用讓人們的日常生活的許多個方面產生了非常大的改變。計算機使用在工作人員工作的自己變動化與自己變動化工程的設計中，現在出現了很多的CAO或者具有公文性質的一種電子文件。因此才引發了對電子檔案與電子文件的管理，成為檔案工作人員要面對的嶄新問題。電子文件已經被大量的知道和使用，變成了一股無法抵擋的勢力。
計算機技術日益普及化使得一些傳統的文件的載體慢慢的消亡，然而計算機辦公的自身變動化正在一點一點的被勞動就業局擴展使用。辦公自身變動化最清晰的象征事情是信息文件檔案的創建，這種把信息記錄下來的辦法對于勞動就業局來說更加的便利和快速，避開了以前的紙張的檔案的缺陷，然而是有好的一面也一定有不好的一面，計算機自己也有著一點點弊端，以致使勞動就業局在運用信息文件檔案這一方法時也有著一些缺陷，就現在這個問題來說，勞動就業局在使用這個新技術的時候必須要做好防范風險的措施，爭取讓風險減少到最小.在計算機中使用文檔一體化的管理軟件就被叫做電子文件，它依據有關歸檔的原則排列順序，并且在檢查過和認定過后，已經正式的變成了電子文件檔案，電子文件檔案完全保存在計算機的硬盤里面，但是也是能夠用刻錄機把它記錄在相應的光盤里面。電子文件檔案目前對社會有很大的作用，它的發展和普及應該被大家看重起來。
隨著許多信息量的不斷增多和對電子技術的使用，以前的具有傳統性的人工的檔案文件管理方法現在不能夠實現最基礎的需要了。因為這，在電子信息技術的鼓勵和支持下，已經完全實現了檔案文件的電子管理能力。檔案的電子化管理有好的一面也有不好的一面，它不但帶來了好的機會而且也帶來了挑戰。它第一是使檔案文件管理的工作效率得到了提高，第二是給檔案文件的管理帶來了可怕的風險
