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序論：在您撰寫建設工程檔案管理時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
杜勝利 薛小芳
山東興唐源建設工程有限公司山東濟寧272000
摘要 ：建設工程檔案管理、
關鍵詞 ：工程檔案 編制 管理 驗收
中圖分類號：K206文獻標識碼： A
隨著我國經濟的飛速發展，工程建設規模也在不斷擴大，而建設工程技術檔案也隨之日益顯現出在經濟建設中的地位和作用。對于一個城市的建設而言，科學的管理利用好建設工程技術檔案，不僅能完整的反應出特定的歷史時期建設工程發展的狀況，而且能為一個城市建設事業的發展和社會進步提供完整的資料。
目前國家已經頒布實施了有關的法律、法規和規程，使建設技術檔案管理步入了法制化軌道。國務院《建設工程質量管理條例》第十七條明確規定：建設單位應當嚴格按照國家有關檔案管理的規定，及時收集、整理建設項目各環節的文件資料，建立、健全建設項目檔案，并在建設工程竣工驗收后，及時建設行政主管部門或者其他有關部門移交建設項目檔案?！冻鞘薪ㄔO檔案管理規定》第六條也規定：建設單位應當在工程竣工后六個月內，向城市規劃行政主管部門和城建檔案關報送一套符合規定的工程建設檔案。
一、工程檔案現狀
目前，我國建筑企業只重于工程項目的經濟效益，而對于工程技術資料的收集、編制、整理很不重視，缺少專職資料員，工程資料記錄不規范，資料管理工作手段落后，使資料不能真正反映建設項目的實際情況，給施工單位在工程竣工移交和評優時帶來很多不必要的麻煩。另外，在我國許多小城市甚至一些中等城市中對于建設工程技術檔案還沒有專門的收藏機構，檔案往往被遺忘丟失或損壞，檔案管理的不完善就對以后城市規劃、改造、建設提供不出依據資料，造成許多失誤和損失。就其產生的原因是多方面的：一是工程期限較長，從資料收集、編制、整理到立卷歸檔的過程較長；二是建設工地點多面廣，較為分散，基建投資規模不大、資料收集整理較為困難；三是涉及的工序多變更修改多，難以保證資料形成的完整全面性。另外，地方有些檔案管理人員資料收集不及時、審核不嚴格、立卷歸檔不規范、保存不當等，致使檔案管里工作形成缺陷，存在諸多不完善之處。這就要求檔案管理人員努力提高自身素質和管理水平，適應新時期檔案管理工作的需要，建立健全各項檔案管理制度，通過嚴格的制度化管理使之科學化、標準化、規范化，使檔案管理工作從開工到竣工，從最初的資料收集、編制、分類整理到最后的立卷歸檔都有章可循。同時，作為建設工程主體各方均應依法做好建檔工作。
二、建設工程三方的職責
目前我國建設工程檔案主要包括在以下工程中發生的資料信息規整、收集：工業、民用建筑工程；市政基礎設施工程；公用基礎設施工程；公共交通基礎設施工程；市容環境衛生設施建設工程；城市防洪、抗震、人防工程；城市地下管線工程。而作為建設工程主體各方應嚴格按照《建設工程文件歸檔整理規范》履行相關的職責。
建設單位負責建設工程檔案的匯總和報送。建設單位與施工單位在簽訂工程承發包合同時，明確編制、移交竣工圖等工程檔案材料的責任、要求等內容，建設項目有建設單位分包給幾個施工單位承擔的，各施工單位應負責編制其所承包的工程竣工圖，再由建設單位負責匯總整理。
建設單位在辦理《施工許可證》之前，要先到工程所在地的城市建設檔案管理部門簽訂建設工程竣工檔案報送責任書，領取報送文件材料表，并交納竣工檔案整理綜合服務費。建設單位在工程竣工驗收后，應通知檔案管派員對其竣工檔案進行預驗收，建設單位在辦理建設工程竣工檔案全套文件材料報送城建檔案館，報送的材料符合要求的，城建檔案館收到在15日之內經審核合格后，簽發《建設工程竣工檔案合格證》。建設單位在取得建設工程檔案專項預驗收意見書后，方可組織工程竣工驗收；而國家和省級的重點建設工程竣工驗收，必須同時通知省級城建檔案館參加。建設單位應在工程竣工驗收后3個月內，向城建檔案館報送一套符合規定的建設工程檔案，內容不完整的，應限期補充、完善，建設工程投入使用后進行改建、擴建或者對重要部位進行維修的，建設單位也應當組織設計、施工單位根據實際情況修改、補充和完善原工程檔案；凡是涉及結構和平面布置改變的，應當重新編制工程竣工檔案，并在工程竣工驗收后3個月內，再次向城建檔案館報送。在城市規劃區內建設建筑物、構筑物和其他設施的建設單位也應辦理竣工檔案。
施工單位按照國家、省、市有關城建檔案管理的規定及合同的約定，及時編制、移交竣工圖及其他工程檔案材料，并對其準確性負責。
監理單位應著手監理健全監理檔案制度，督促施工單位及時收集、整理工程文件資料，并對其完整、準確、系統情況和案卷質量進行審查，協助建設單位做好工程檔案材料的匯總。
建設行政主管部門在辦理竣工驗收備案時，對建設工程檔案專項預驗收意見書進行審查。
三、竣工檔案的編制與報送
凡是新建、改建、擴建的建設項目，均應按照有關規定編制建設工程竣工檔案，并向城建檔案館及時報送。建設工程竣工檔案的歸檔文件內容包括：工程準備階段文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件等五部分。作為工程建設的主題各方的建設、勘察、設計、施工、監理等單位必須將工程文件的形成和積累納入工程建設管理的各個環節和有關人員的職責范圍，其報送的建設工程檔案應滿足一下基本條件：原始的建筑工程資料；與工程實體相符的建設工程竣工圖，并要加蓋竣工圖章；建設工程的照片、錄音、錄像等聲像資料以及市級以上重點工程采用的計算機管理的光盤、磁盤等電子資料。
四、建設工程檔案的必要性
當前建設工程檔案管理工作于人們的生活緊密相關?，F實生活中人們的生活緊密相連?，F實生活中的人們離不開水、電、氣、通風、交通、住房、綠化、環境、商業、服務、旅游等設施，而所有這些設施項目建設過程中形成的檔案完整準備與否，會直接影響著人們的正常生活。同時建筑工程檔案對防范自然災害的破壞，及破壞后的回復建設都有著不可替代的作用，是減少損失的重要手段之一，可見，做好建設工程檔案管理工作非常必要．
五、參考文獻
1.濟寧市安全生產監督管理局 《濟寧市安全生產執法監察法律法規選編》
關鍵詞：建設工程；檔案管理；編制；
中圖分類號：TU204+.2 文獻標識碼：A 文章編號：
近年來，隨城市建設的快速發展，建設工程越來越多使得檔案管理工作得到進一步重視，但相較西方發達國家成熟的管理經驗我國仍存在不足。因此，需加強進一步地改革和創新，借鑒西方成熟的管理經驗，因地制宜，完善我國檔案管理制度，為工程建設提供高效高質的服務。
1.完善檔案管理制度
要使檔案工作有序進行，必須從一開始就建立一整套科學、合理、適用和操作性強的項目檔案管理制度，從組織領導、管理體系、職責分工、獎勵處罰等方面作出明確規定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗收等提出具體要求。
工程建設類項目精確而又復雜，這項工作的順利進行需要檔案資料的有序管理，這樣才能確保資料、圖紙的精確、完善及規范。我國檔案管理的有關條列規定，工程建設單在項目建設期間，需要掌握建設實際情況，不斷完善、準確相關檔案管理制度及措施。與此同時，分工要明確，切實保證在施工單位、檢查單位、承包單位等各項工程建設項目的各項責任，以免在建設工程中出現的問題無處尋責，并保證規范檔案資料的收集、入檔，促進檔案、各項目之間的同步管理。在此過程中，最重要的是前期資料的準確和完整。一般情況下，工程項目建設時間比較長，以至于建設期間對于檔案的管理及形成也比較麻煩，為了減少這一問題對工程建設的影響，從項目建設開始，就需要制定專業人員，做好檔案規整工作，確保各項任務的順利進行，逐步建立并完善檔案管理制度，形成一個系統化和網絡化的檔案管理體系。
2.完善施工管理制度，加強檔案材料的編制管理
在工程建設檔案管理當中，應該按檔案管理規章制度對檔案材料進行編制，這是工程建設單位的基本標準。形成一個高質量的工程檔案的材料，主要是取決于檔案材料的編制過程。工程建設單位必須要明確本身的檔案管理責任，要不斷對本單位檔案工作人員的檔案編制技術進行培訓鍛煉，提高建設工程檔案編制材料的水平。工程管理層要對工程建設施工進行監督管理，定期要對檔案材料的編制進行審查指導，達到施工單位對檔案材料的要求標準，為下一期工程項目的順利進行打下堅實的基礎。為了能夠使工程檔案材料有計劃地記入檔案，便于上級領導的審查，明晰責任，就要把檔案的管理工作劃分到工程計劃中去。目前，很多工程項目的實施都是利用投標的方式將工程項目承包出去，而好多承包企業又將工程項目再承包出去，在這樣一種層層承包的背景下，工程檔案的承包合同（包括編制材料的收集過程、工程項目的質量、積累和整理的過程等）就需要詳細列入檔案管理的內容中去，減少建設過程中的失誤。
3.利用現代科技對檔案信息多樣化管理
大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。當前，西方發達國家對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤技術。檔案管理工作者應該借鑒西方先進的檔案管理方式，吸收先進的管理技術，將檔案管理工作推向更高一個水平。國內外光盤使用比較廣泛，很多國家都制定了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使建設工程單位利用光盤庫載體或光盤塔運用在檔案管理中。近年來，很多水利、建設工程單位已經對錄像檔案、紙質材料檔案、照片檔案開始制作成光盤運用多媒體進行網絡化保存。提高各部門檔案管理工作的協調能力，提高各部門的檔案管理水平，方便各部門對檔案利用，提高工作效率。按照檔案的性質和類型，收集整理的部門的檔案資料，內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統規定了基建文件、監理文件、設計文件的分類方法和編號原則，公司不應再另行規定。公司經營管理手冊規定的公司模板文件的編號也不得變更）。
4.嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關
使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建設工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》。不按規定或不符合要求的，不發給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統。
5.及時做好傳遞和變更記錄
在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。建設物在，檔案在，這是重點工程檔案管理的原則，隨著時間的推移，工程不可避免地要進行維修、改造。
6.與時俱進提高從業人員技術和綜合能力
關鍵詞：城市建設工程檔案 管理 以人為本
Abstract: urban construction archives is the carrier of human civilization heritage city, is the original, authentic records of the whole construction project, is a kind of potential productivity. Management of urban construction archives work is the key to people, give full play to the human potential, to provide better services for the archives.
Keywords: urban construction archives management people-oriente
中圖分類號：TU984.11+1 文獻標識碼：A
城市建設工程檔案管理的意義
城市建設工程檔案是指在城市規劃、建設及管理中直接形成的對囯家和社會具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種材料，它是傳承城市人類文明的載體，是建設項目全過程的原始記錄，是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識寶庫，是城市建設的一種潛在的生產力，在城市建設各項活動中起著非常重要的作用。
（1）城市建設工程檔案是積累城市建設的經驗，進行城市建設技術儲備的手段，是城市建設活動的產物，城市建設活動的成果不外乎兩個方面：一是工程實體；一是工程檔案。工程檔案真實地記錄建設生產活動的全過程，記載了人們的工程思想、技術、經濟。因此它是儲備工程技術、工程經驗的工具和手段。對一個城市，一個地區來說，如果它擁有質量較高、數量較多的工程檔案資料，就在一定程度上標志著它有比較雄厚的工程技術基礎。反之，它的城市建設就會遇到很多困難。
（2）城市建設工程檔案是進行城市規劃工作的基礎，城市規劃就是根據城市的現狀、條件和基礎特色等動態因素進行全面、綜合的、科學的長遠的預測和設想。通過論證編制城市規劃方案，城市規劃的編制應該依據國民經濟和社會發展規劃以及當地的自然環境、資源條件、歷史情況、現狀特點統籌兼顧、綜合布置，在城市規劃中不僅形成了大量的工程檔案，而且工程檔案又是城市規劃的重要基礎。
（3）城市建設工程檔案是城市建設和管理的重要依據?，F代城市是一個綜合的、整體的概念，它包括的內容廣泛、復雜，隨著社會經濟的發展，現在的小城市，幾年、幾十年后將建設成為初具規模的城市，甚至成為舉世矚目的大城市，隨著城市現代進程的加快，為了解決諸多的矛盾，城市立體化程度越來越高，地上、地下空間利用率越來越高，建筑物、構筑物等各種隱蔽工程越來越多，工程檔案則是城市建設科學資源儲備的寶庫，是各種隱蔽工程的眼睛。只有依工程檔案為依據，才能進行科學的規劃、建設和管理，才能克服盲目性，避免浪費和損失。
（4）城市建設工程檔案是城市防災、減災的重要依據。1976年唐山大地震、2008年汶川大地震，災后利用了大量的工程檔案進行改造和修復，發揮了檔案的自身價值。實踐證明，合理、充分利用工程檔案起到事半功倍的效果，節約了時間和投資。
2、如何做好城市建設工程檔案的管理
工程檔案的重要性要求我們必須做好工程檔案管理工作。做好工程檔案管理工作首先要從管理本身的四個基本特征出發：即管理的載體是組織，管理的主體是管理者，管理的任務是設計和維護一種環境，管理的核心是處理好人際關系。人是管理的第一要素。
（1）要完善法規，依法治檔。依據《中華人民共和國檔案法》、《建設工程檔案管理條例》、《城市建設檔案管理規定》《鐵路建設項目檔案驗收辦法》文件的規定，制定了《呼和浩特鐵路局建設檔案管理規定》、《呼和浩特鐵路局建設項目檔案驗收辦法》等具體的規法要求，將檔案驗收制度、檔案進館時限制度和檔案執法制度納入規劃、建設、管理程序中，從根本上保證檔案的內在質量和外在質量，逐步完善規范各種制度，理順檔案工作程序，有法必依，執法必嚴，違法必究，加大執法力度，實現工程檔案在新時期的依法治檔。
（2）詳實的業務規范是從事工程檔案管理工作的行動指南。俗話說沒有規矩不成方圓，根據單位實際情況，制定了《呼和浩特鐵路局建設建設檔案管理規定》、《呼和浩特鐵路局建設項目檔案驗收辦法》、《呼和浩特鐵路局科學技術檔案作業標準》、《呼和浩特鐵路局科學技術檔案分類編碼》等規范標準，符合城市現代化發展，數字化建設的需要，順應時展的潮流，使之更具操作性和前瞻性，實現工程檔案由微觀操作向宏觀管理轉變。
（3）以人為本，發揮人的主觀能動性，做好工程檔案的管理工作。一是加強對工程檔案法律、法規、標準的宣傳工作，提高全社會的檔案意識和法律意識。二是以人為本，培養一支高素質的檔案管理專業隊伍，這就要求工程檔案管理人員要定期參加理論學習，懂技術、會管理、業務精，并取得上崗證書；對外，注重檔案業務培訓，要定期舉辦檔案管理和業務的集中培訓班，做好檔案歸檔要求講解，組織參建單位相關人員就項目檔案工作的文件和標準等進行學習和掌握，不斷強化檔案業務基礎工作，切實提高參建單位的檔案管理水平，使項目檔案管理基礎工作得到有效保障，做好工程建設項目檔案資料的收集、整理、編目、保管、利用等每個環節工作，確保工程項目歸檔材料質量良好、完整規范、系統配套。三是深入現場，做好對重點工程項目檔案的服務工作，主動做好對重點工程檔案業務指導，現場跟蹤服務，積極做好項目檔案的收集和整理，做到檔案收集、整理與工程建設同步，認真抓好檔案整理、歸檔、移交工作。四是注重工程檔案信息反饋，掌握最新動態，即新的項目采用了哪些新技術、新方式，減少了哪些工作環節，同時又改進了哪些工藝，增加了哪些程序，形成了哪些與之配套的新表格資料，及時將相關信息反饋到管理層，并通過匯總、提煉再補充到相應的規范中，進一步做好對工程檔案的管理。
3、開發檔案自身價值。
【關鍵詞】建設工程；檔案管理；探析
建設工程的檔案是從工程開始時就存在的，里面記錄了工程的設計理念、設計方案、招標投標計劃與實施以及整個工程的任務、計劃、安排，存在于工程的整個壽命周期之內，對于工程有著十分重要的地位。隨著我國建筑工程量的不斷加大，在工程建設方面有了更多的資料需要管理。城市化的發展讓建筑規模與建筑數量不斷增長，因此檔案也需要進行更細致的劃分，這在無形中加大了工程檔案管理的難度，因此，工程檔案管理部門要加大研究力度，讓完善的資料管理促進工程建設。
1.檔案管理工作的要點與弊端
1.1認識上的混淆
建設工程方面的檔案管理不同于一般人事檔案管理。人事檔案只需要進行人事調查、收集、整理與分類的工作，而建設工程的資料無論是在管理對象方面還是管理范圍方面都與人事檔案管理有很大的區別。
對于一項建設工程而言，主要的檔案管理工作可以氛圍記錄與文件兩大類別。記錄包含了工程從設計初期開始，所有的培訓工記錄、設計記錄、招標投標記錄、會議記錄、臺賬記錄、總結記錄、材料采購記錄等內容，總之就是工程建設過程中，發生的所有活動都要詳細記錄在案。文件的檔案管理包含自制文件以及外來文件，主要是工程過程中發生的文件形式的簽訂內容，例如招標合同、勞動合同、各類審批文件等內容。建設工程的檔案管理除了有這些文字形式的資料之外，還有大量的圖片、影像資料，這些資料是用來記錄工程建設過程中的施工進度、施工中質量問題、以及工程介紹的。
1.2檔案管理人員不專業
工程的檔案具有較強的專業性，對工程項目一無所知的人是沒有辦法對資料進行有效管理的。因為在工程的資料收集方面，需要管理者親身進入到施工現場拍攝圖像資料，并且還需要與整個工程各部門進行有效溝通，保障資料的完整性與及時性。
現如今，工程的檔案已經基本實現的電子化與信息化，因此檔案管理人員除了要擁有對工程設備的了解與對施工流程的明確，還需要具備一定的計算機操作能力，要求能夠有效運用計算機軟件對工程的檔案進行管理。但就目前工程檔案管理水平來看，專業化人員并不多，有檔案管理工作的員工已經年齡偏大，無法快速接受新的檔案管理手段；而新招聘的年輕員工又缺乏對工程項目建設的有效認識，因此從全局來看，檔案管理人員方面存在著知識結構老化、專業知識匱乏的狀況。
1.3機構設置不完善
工程建設應設有專門的檔案管理部門來進行資料的收集、核對以及管理工作。目前許多的工程為了節約經費，只是讓人事部門或是工程監管部門來完成工程的檔案管理工作。這些部門并不具備專業化知識。并且工程各部門也應及時將自己部門的活動狀況整理成資料形式上報給檔案管理部門，若是由非專業的人員 管理檔案，就無法進行有效管理，容易造成檔案的遺失或是混亂，致使工程無法有效使用這些資料，造成日后在審批以及驗收時出現問題。
1.4檔案管理手段落后
目前的檔案管理工作大多是紙質形式，在保存與交接上容易造成檔案的損壞。且一些紙質檔案需要經常性的使用到，像是工程設計方案、前期的批復性文件等，紙質檔案在工程各部門之間進行交接，一來浪費時間，二來容易造成檔案的遺失。
2.建設工程檔案管理的實踐與創新
2.1檔案管理模式方面
檔案管理工作要建立健全完善的管理體制，在工作上加強創新，保障在管理過程中有法律可依。近幾年，一些工程項目已經將質量責任終身制引入到檔案管理工作中。這種做法的優勢在于讓工程項目負責人嚴把質量關，從源頭上保障施工質量，降低事故發生幾率。同時，終身制的職責能夠讓各部門領導在制定給部門項目活動是更加嚴謹，提高了檔案編制與檔案報送的責任意識，讓各部門主管自覺將檔案保送到檔案管理部門中去。這種模式上的創新讓工程項目的負責人與資料收集人員在簽子時感受到責任感，從而更加細致的完成檔案管理工作。這樣一來，傳統檔案管理中“重建設、輕檔案”的現象能夠有效緩解。
在具體操作方面，工程檔案的編制工作需要與各部門進行有效溝通，確保檔案資料的有效性，并且由于設計人員在工程設計時并不是經常深入到施工場所進行調查研究的，因此當地的地下管道、土質、土層結構等方面都會在施工過程中對施工造成一定影響。這樣一來，工程的施工圖紙就要進行細微的改變。在需要改變時，施工人員需要逐級上報給工程監理部門，監理部門在進行實地考察之后才能對圖紙進行修改。在檔案資料的管理中，在修改的地方要詳細標明，不能直接將修改后的設計圖放進檔案。
2.2創新協作機制
建設工程的檔案管理牽涉范圍很廣，因此需要施工方、建設方以及監理方協同合作，否則無法保證檔案編制工作的順利進行，其檔案報送工作也無法落實到位，因而無法保證建設工程質量。如今，我國市政工程和其他重點工程越來越多，針對此現象，主管部門不再局限于市建設局，而是交由其他分管部門分級、分散來進行建設管理。因此，各城鄉建設檔案館則要加強與各市政、重點工程的主管部門以及重點辦等單位的聯系，創設高效協作機制，并主動去了解市政工程或重點工程的相關信息，及時簽訂相關協議書。同時，要創新服務，使用個性化服務的方式，制定科學合理的工作機制和具體規范，從而保證市政工程和重點工程檔案管理工作不留死角，落實到位。
2.3優化存儲方式
對于項目業主而言，工程的檔案管理關系著日后在驗收以及審核方面的有效性。因此檔案的管理方式不能夠像傳統那樣采取紙質檔案，用保險箱來存放。隨著我國網絡化、信息化與電子化的不斷發展，檔案管理也應該朝著電子化的方向發展。辦公自動化技術能夠保障工程檔案被快速的檢索、調用、存儲與傳輸，同時還能夠保障檔案的安全性。
2.4嚴把質量檢驗關卡
在工程完工之后，質檢部門與項目業主需要對工程進行驗收工作。質監部門有專業的人才與設備進行檢驗，而對于項目業主而言，工程的檔案就是檢驗的有力依據。檔案的驗收包含了對檔案基礎管理的審驗、對檔案完整性以及系統性的審驗以及對檔案安全狀況的審驗。其中，第二點是驗收的重點，其它兩方面都是保障第二點有效實施的基礎。項目業主通過對工程檔案的嚴格把關，能夠了解在施工過程中工程項目的進度以及變動情況，系統性的了解整個施工過程，及時發現問題并勒令整改，以免在交付之后發現問題造成資金的浪費。
3.結語
建設工程的檔案管理是一項復雜且嚴謹的工作，需要工程建設部門與施工部門經過有效溝通之后共同制定出完善的管理計劃，抓住要點，通過不斷地實踐優化檔案管理。相信通過不斷的深入研究，檔案管理工作必將有效推動建設工程的持續發展。
【參考文獻】
關鍵詞：房屋工程；檔案管理
中圖分類號：G271
目前檔案管理的難點，制約著建設工程乃至整個建筑企業的發展，因此，建筑企業要通過提高檔案管理意識、實行現代化管理水平、提高檔案管理人員綜合素質，以及完善檔案管理工作制度等措施，方可實現檔案資源的科學化管理，促進檔案管理工作的可持續發展，進而為建設工程提供良好的檔案管理環境。
一、 房建工程建設檔案管理的特點
一般房建工程項目投資大、周期長、環節多、內外部協作復雜，所形成的檔案有如下特點：
（一） 數量大、種類多
房建工程是一個龐大的系統工程，它由多個子項或專項工程項目組成。從項目立項、招投標、核準到開工、投資建設，再到項目竣工驗收，長達5～10年不等。長時間所產生的文件包括勘測設計、招投標管理、配套供電交通、土木工程，設備安裝，管道線路鋪設、裝飾裝修等資料，并經文字、圖紙、圖表、聲像、照片、實物標本等形式記載，形成數量巨大、種類繁多的工程建設檔案。
（二） 價值高
房建工程檔案收集來源于工程各子項的參建各方，在工程建設過程中，涉及質量評定、材料進場核定、事故理賠審定、天氣情況、各階段驗收和竣工驗收，以及日常管理中不可替代的重要依據，也是在工程建成后進行運行、維護管理中不可缺少的參考資料。
（三） 綜合性強
房建工程建設涉及面廣，它牽涉到市政綠化、土木工程、電力、交通、通訊、消防等各個方面，從而形成的房建工程檔案專業性、綜合性強。
二、 房建工程檔案管理的常見問題
從上世紀90年代中期開始，在我國住房建行業中，陸續推行項目經理制、招標投標管理制、合同管理制及工程監理制，房建工程檔案管理也取得了重大進步，但房建工程檔案管理目前還存在以下問題：
（一） 管理規章制度不健全且執行不到位
房建工程檔案管理點多、面廣、量大牽涉單位多，且各單位相對獨立。由于工程建設檔案管理規章制度不健全其實施細則未及時跟上缺乏完善的約束機制加上檔案管理不重視，造成執行不到位，出現檔案管理工作相互推諉、搪塞或者是不愿配合、不予支持等不良現象。
（二） 重工程建設，輕檔案管理
為使工程項目盡快發揮效益，業主和參建單位在工程建設過程中往往只注重工程的形象工程建設進度而忽視建工檔案資料的作用，檔案管理意識淡薄從而未把工程檔案管理納入日常工程建設管理中，尤其是在施工階段面臨工期短、施工任務繁重等情況下，只重視建設項目的進度、質量和資金的控制，而忽視了工程檔案資料的收集、整理等工作，使工程檔案管理與工程建設未能按時完成。
（三） 檔案歸檔不及時且質量不高
房建工程建設長達數年，而檔案文件的收集整理工作又具有持續性，受工程建設參建單位多，工期長、人員變動大等因素影響，各單位對建設過程中形成的資料未及時收集和妥善保管，檔案資料不能及時移交和定期整理歸檔。若到工程項目完工需辦理竣工驗收手續時，再來組織大量的人力、物力，突擊補充檔案資料，導致工程竣工檔案資料的真實性、完整性、準確性難以控制。
（四） 檔案管理從業人員配備不足且素質不高
因對工程建設檔案管理不重視，發包單位或施工單位配備的檔案從業人員配額少且多為兼職人員，人員穩定性不強，而且對建工檔案征集與收集、整理、保管與維護等要求掌握不全，使得工程檔案管理質量較差，無法達到國家規定的建工檔案驗收標準。
（五） 檔案現代化管理水平不高且信息資源未共享
在實際工作中，各建設單位不同程度地存在著重視紙質文件的歸檔，忽略電子文件的收集歸檔，紙質檔案與電子文件檔案未同步管理，工程檔案信息未實現共享。
三、 應對房建工程建設檔案管理問題的措施
（一） 加大宣傳力度，增強檔案意識
為加強對房建工程建設檔案的有序管理，在工程項目開始時，就應對來自各參建單位及人員進行檔案培訓，從而增強工程各人員的檔案意識，爭取各方面的支持與配合，提高他們做好房建工程檔案管理的自覺性和責任感，爭取他們的重視和支持，擺脫檔案管理的處于被動的局面。
（二） 完善制度，規范檔案管理
一要根據國家及建設部門的相關法律、法規，結合房建工程的實際情況完善制度，建立科學、合理、適用、可操作性強的工程建設檔案管理制度，對組織體系、職責、考核，以及文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、移交等流程，都應明確規定，有章可循；二要制定房建工程檔案管理工作約束機制，將其納入有關部門的職責范圍，明確責任指標，嚴格考核；三要提高執行力，嚴格落實檔案管理規定，從源頭上為竣工資料的建檔打好基礎。
（三） 加強隊伍建設，提高業務素質
一方面配足檔案人員，保證檔案人員的相對穩定。條件允許的，應配備專業人員專門管理；條件不允許的，也要設法提高檔案工作者積極性和工作熱情，使其安心工作。另一方面，加強業務培訓，主要包括三方面的培訓：首先是檔案業務、工程專業基礎知識的培訓，使檔案人員對工程文件的形成、收集、整理、歸檔有明確的認識，又懂得工程施工流程，從而更有利于歸檔工作的開展；其次對工程技術和行政管理人員進行檔案知識培訓，使他們掌握檔案方面的有關規定和要求，督促相關人員嚴格按標準執行；最后，對項目建設單位的檔案專業人員進行工程文件編制的現場指導，提高各方專兼職檔案人員的業務素質和專業技能。
（四） 加強電子文件管理，開發檔案信息資源。
首先，有一套既能迅速地完成目錄輸入、修改、打印，又能準確、快速地進行數據審核、儲存、查詢、統計等操作的檔案管理軟件；其次加快紙質檔案信息的錄入速度，推進檔案信息資源共享，建立檔案目錄系統數據庫；最后要加強電子檔案的管理，實現紙質檔案與電子檔案的同步管理，開發重要檔案全息數據庫，實現重要檔案的全息機檢，真正實現檔案資源共享，為房建工程管理服務。
房建工程項目檔案與一般生產技術檔案有所區別，它是由多個單項工程形成，周期長、投資大，環節多，在整個工程建設中形成的檔案數量大、種類多、專業性強。作為一項系統工程，只有通過發包單位及承建單位做到領導重視，人員落實，檔案管理制度健全，管理網絡建立，過程控制和全程跟蹤有效，即可保證搞好房建工程檔案管理工作，從而滿足住房建設快速發展要求。
四、總結
工程檔案管理要把工程檔案的質量視為工程質量管理同等重要來抓，搞好建設工程檔案管理一定要采取積極有效的方法和措施，提高建設工程檔案的質量，在促進企業自身現代化管理的同時，更好地為社會主義經濟和發展服務。
參考文獻
[1] 劉宇平；陳焱輝；；做好工程檔案管理 提高檔案管理水平[J]；黑龍江史志；2009年12期
[2] 李玉山；；論工程檔案在工程建設中的作用[J]；山西建筑；2008年28期
[3] 李鏑鳴，馬建莫；加強工程檔案管理的對策研究[J]；新疆農墾經濟；2005年06期
關鍵詞:建設工程檔案;收集;整理;保管;利用服務
中圖分類號:G271 文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2010)14-0181-02
工程建設是幾乎每一個城市、每一個單位無法避免的基本經濟行為,它對城市文明與社會經濟的發展起到不可估量的作用。因此,如實記錄和保管建設工程檔案,就顯得十分重要。本文就單位建設工程檔案管理的意義、收集、整理、保管和借閱問題略陳管見,以為單位建設工程檔案的管理提供思路。
一、建設工程檔案及其管理的含義
建設工程檔案的定義,理論上雖不存在根本的分歧,但定義方式并不相同。如有人指出,工程檔案是指在城市規劃、建設及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料[1]。該定義是以價值判斷為視角的,但定義中所說價值缺乏可操作性的標準。又如有人指出,重點建設項目檔案是指整個建設項目從醞釀、決策到建成投產(使用)的全過程中形成的應當歸檔保存的文件材料,即:建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調試、生產準備、竣工、試生產(使用)等工作活動中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等形式與載體材料[2]。此定義則從檔案的自然形成范圍確定其外延,但失之雜亂,毫無檔案確立的標準?？梢哉f,上述定義均具有合理性,但未能就檔案本身的功能與外延進行充分的結合。
筆者認為,建設工程檔案是指在工程建設項目的立項準備、立項申請、決策、建設、驗收、交付使用與維護等過程中形成的能夠體現建筑本身的歷史、為今后確定工程質量責任、解決可能產生的糾紛以及進行后續維護具有基礎性意義的各類紙質或電子介質記載的文件材料。這一定義旨在從檔案本身的價值與功能出發,確定建設工程檔案的外延。
建設工程檔案的管理,是指對建設工程檔案的收集、整理、保管和利用服務行為。換言之,建設工程檔案的管理是一個系統工程,它始于工程項目的提出,伴隨工程有關建設進程,終于檔案法定保存期限截止,并供工程醞釀建設開始后的各個時代有正當需要的人士和機構查閱。建設工程涉及立項單位、建設單位、建筑單位、監理單位、管理單位等等多個部門,涉及人員及檔案材料眾多,一項建設工程在不同的單位均有相應的檔案材料,因而很難在一個部門形成完整系統的建設工程檔案,具有復雜性。
收集、整理和保管好建設工程檔案,做好建設工程檔案的查閱服務,具有非常重要的意義。檔案是人類文化的載體,建設工程檔案則是人類建筑文明發展的記錄,是研究建設工程歷史文明的基礎材料。同時,檔案是產生工程質量責任和法律糾紛的基本證據材料,對于分清建筑責任、解決糾紛具有不可估量的意義。
二、單位建設工程檔案的收集
所謂檔案收集,就是檔案館根據各種線索,到社會上找尋、征集有關的檔案資料。所謂檔案征集是指檔案館以收購、動員捐獻、復制副本等多種有效辦法,將散存在社會上和個人手中的檔案收集進館集中保存的工作[3]。這是從國家檔案館的職能上對檔案收集的定義。從建設工程檔案視角來看,其檔案管理部門眾多,既涉及土地管理部門,建設審批管理部門,環保消防等部門,也涉及業主、建筑單位等,因而就每個單位的檔案管理部門而言,其檔案的收集范圍要比國家檔案館收集檔案的范圍小的多,主要是對本單位各職能部門在項目建設和使用維護過程中產生的各類文件進行找尋、征集。因此,一般的建設項目,其檔案往往由各職能部門及業主、建筑單位等各自管理,只有一些對于國家具有重大意義的建設項目,才可能在一定時期統一由國家檔案館收集檔案。本文僅對單位自行建檔的建設項目檔案管理予以論述。
建設工程檔案收集是檔案管理的第一步,是基礎環節,具有重要的意義。收集檔案是檔案工作的物質前提[4]。建設工程檔案是隨著建設項目的醞釀和建設而形成的,往往是由本單位不同的部門提出、論證、決策和實施,因而相關文件也往往在這些部門保存,一般很少同時向檔案部門提交。因此,檔案部門一般是在項目建成之后向各部門收集文件。如果這些文件不能收集,則檔案管理就成了無源之水,無本之木。
單位建設工程檔案收集應當注意以下問題:
第一,應當注意檔案的收集范圍。建設工程所涉及的文件相當多,從項目的醞釀提出就會產生動議性文件,之后逐漸產生論證文件、決策文件、土地使用權文件、報批文件、設計文件、交付文件、試用文件、維修保養文件等等,這些文件可能是文字文件、圖形文件、聲音圖像等模擬與數字電子文件等。因此,其收集范圍廣泛,并不以是否為本單位制作文件為限,即凡是本單位制作的和職能部門下發的有關該建設項目的文件均在收集之列。收集目標更不以紙質文件為限,電子文件亦是建設工程的歷史記錄,自應收集。
第二,應當注意歸檔時限,及時歸檔。檔案是對事件的真實歷史記錄,收集時間距離檔案文件產生的時間越長,越有可能發生檔案文件丟失、人員變動導致收集不便等問題。因此,國家對各類檔案的歸檔時限都有嚴格要求,特別是專項檔案的移交。一般建設項目的歸檔,亦應依法在規定時限內歸檔。
第三,建立單位內部建設檔案歸檔程序。沒有規矩不成方圓,只有把建設工程檔案的歸檔程序確定了,才有可能保證歸檔的順利進行。因此,單位應當通過制定建設工程檔案歸檔程序,明確檔案歸檔的時限、歸檔文件的份數、歸檔文件的原始性要求與可讀性要求、各部門負責人的確定和專職與兼職檔案管理人員制度、各部門向檔案管理部門移交建設工程檔案的程序等制度,并規定未依據規定作為的應當承擔的工作責任,以保證建設工程檔案的順利收集。
第四,檔案管理人員應當主動收集檔案。本單位一旦有工程項目建設,檔案管理人員就應當主動聯系各部門檔案負責人和專兼職檔案員,了解工程進度和工程基本情況,做到心中有數,在工程結束后及早向各職能部門收集檔案文件材料。檔案管理人員不應坐在辦公桌前坐等建設工程檔案,這樣很可能喪失最佳的檔案收集時機。
第五,建設工程檔案收集應當有所側重。檔案收集不能眉毛胡子一把抓,否則檔案館再大也無法滿足檔案收集的需要。因此,建設工程檔案在收集時應當有所甄別,對于工程決策、審批資料,工程設計圖紙,施工材料與施工方案等根本性資料應當盡可能地收集齊全,對于工程建設的評價等資料則可以不收集或少收集。
三、單位建設工程檔案的整理
檔案整理工作是整個檔案管理活動的核心內容,是檔案工作者日常工作的基本內容之一。由于單位建設工程往往在建設之初的命名與竣工或使用時的命名不同,各部門移交的文件材料不規范,或者不齊全,因而常導致單位建設工程檔案的整理困難。因此,單位建設工程檔案的整理是一個較為復雜的問題,單位檔案管理人員應當根據工程與單位實際,采取靈活的歸檔與整理策略和規則,不宜以定式常法為據。
單位建設工程檔案的整理,雖然難以定法對待,但仍有條理可循。
第一,以時間為軸進行單位不同建設工程檔案的整理。檔案是人類活動的歷史記載,檔案的客觀性使其僅僅記錄事件而不對事件進行評述。因此,編年體史書的時間主軸編寫方式非常適合檔案整理。故此,單位存在不同建設工程的,其檔案應當以工程先后時間為序進行編號整理。在整理時應當以工程竣工日期為建檔順序,而不宜以工程批準或動工日期為序建檔。這是因為工程竣工日期單一明確,一般不存在模糊問題,而批準日期則因工程批準部門較多,日期一般不統一,難以確定以哪一批文日期為準,容易形成標準不統一的問題。同時,有時文件規定的動工日期與實際動工日期不一致,因而也難以作為歸檔整理標準。
第二,同一個工程項目檔案文件的整理可根據工程保管期限分類整理。同一個工程項目檔案的保管期限有永久、長期、短期之別,為了便于定期銷毀短期與長期檔案,永久保存部分重要檔案資料,對于檔案材料依據保管期限分類整理頗為必要。
第三,同一個工程項目檔案可根據可行性研究文件、設計文件、工程項目管理文件、施工文件、監理文件、竣工驗收文件、維修保養文件等分類整理。這樣使建設工程的檔案材料更加完整有序,便于日后的檔案查找。
第四,以文檔內容為卷內各分類文檔建立目錄題名。同一工程的卷內文檔較多,為便于查找,需要編寫目錄題名。簡單的以拼音字母與羅馬數字組合編寫目錄題名不便于查閱,難以與數字檔案館建設目標相銜接,故此,應以文檔主要事項為題錄,如某某項目可行性報告等。
總之,單位建設工程檔案的整理是一項較為復雜的工作,應當以高度的責任心認真對待,科學整理,既要考慮工作效率,又要考慮檔案在將來的查閱和銷毀,不能簡單應付。
四、單位建設工程檔案的保管
單位建設工程檔案的保管是根據本單位建設工程檔案的介質和狀況所采取的存放和安全防護措施,主要包括檔案的庫房管理、檔案流動過程中的保護以及保護檔案的專門措施等。
一般而言,紙質檔案可以采取與圖書相似的辦法保管。但是對于一些特殊的檔案文件,如照片和聲像資料,則不宜以上架擺列方式保管。因為照片的載體質量雖然相對可靠,但長期保存可能會變黃、龜裂、變形、發霉。以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料,可能因為溫度、濕度及防磁要求不達標而導致影像質量失真,加之經常性的復制,導致資料清晰度下降,保管成本高。
因此,對于照片、以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料,應當利用現代科學技術加以保存。如對于照片檔案文件,可以通過掃描儀掃描、數碼相機翻拍等技術轉化為電子圖像,然后加以保存,同時對照片采取常規方法保存。對于以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料,則可以通過數字技術保存為數字文件,如MP3、WMA、ASF、WMV、RM等文件,同時保存原始錄像帶、錄音帶。應當注意的是,在以數字方式保存以照片、錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料時,應加注說明性題名,并在屬性選項注明制作日期、原資料日期、原資料制作單位與個人等基本資料,以便于查閱。
五、單位建設工程檔案的利用服務
隨著社會信息化進程的加快,信息資源已成為人類經濟活動、社會活動的戰略資源。檔案館作為積聚大量富有價值的檔案信息的專門機構[5],必將廣為信息尋求者所利用。單位內部或因工作需要,或因學習建筑設計,均可能借閱單位建筑工程檔案。有時還存在外部人員借閱單位建設工程檔案的情況。故此,做好檔案的利用服務,是檔案管理人員的又一核心工作。
單位建設工程檔案管理人員應當在法律規定的前提下盡力做好檔案利用服務工作。
第一,利用單位建設工程檔案應當符合法律規定的查閱條件,檔案管理人員不得違法出借單位建筑工程檔案或提供摘抄、拍照等檔案復制服務。單位建設工程檔案有檔案與非檔案,檔案亦有密級之別,故此,哪些檔案可以查閱,哪些不能查閱,哪些機構或人員可以查閱,均需要依法進行。
第二,單位建設工程檔案的利用應當遵循法定程序和單位規定的查檔規則。檔案利用,特別是檔案,應當嚴格按照法律規定的程序,通過申請、核準、查閱等基本程序,而且查閱地點、方法等均須符合規定。
第三,在合法前提下,單位建設工程檔案管理人員應當積極提供查閱檢索服務,運用以“利用者為主體”的管理樹立以“利用者第一”的觀念[6],必要時應向查閱者說明檔案文件的背景、內容和文件變遷歷史過程,以便于查閱者能夠迅速準確的獲知需要的信息。
第四,單位建設工程檔案管理部門應當著力建造檔案的電子檢索系統,并提供電子查閱與紙質查閱的共時服務。面對越來越多的檔案材料,靠人工檢索費時耗力,效率低下,故此,建設數字檔案館是檔案館建設的基本趨勢,應該努力建立紙質檔案的電子檢索數據,方便查閱。
單位建設工程檔案的管理是一項復雜而意義重大的工作,不僅要求檔案管理人員具有高度的責任心和良好的工作技能,還要求單位內部各部門的充分合作與配合。檔案管理人員在檔案的收集、整理、保管和利用服務中,應當做到依法、及時、認真和便利服務,促進單位建設工程檔案管理工作。
參考文獻:
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[4] 謝愛芹. 檔案收集是檔案工作的重要基礎[J].山東電力高等?？茖W校學報,2006,(2):92-94.
關鍵詞：建設工程檔案；收集；整理
一、建設工程檔案及管理
筆者認為，建設工程檔案是指在工程建設項目的立項準備、立項申請、決策、建設、驗收、交付使用與維護等過程中形成的能夠體現建筑本身的歷史、為今后確定工程質量責任、解決可能產生的糾紛以及進行后續維護具有基礎性意義的各類紙質或電子介質記載的文件材料。這一定義旨在從檔案本身的價值與功能出發，確定建設工程檔案的外延。
建設工程檔案的管理，是指對建設工程檔案的收集、整理、保管和利用服務行為。換言之，建設工程檔案的管理是一個系統工程，它始于工程項目的提出，伴隨工程有關建設進程，終于檔案法定保存期限截止，并供工程醞釀建設開始后的各個時代有正當需要的人士和機構查閱。建設工程涉及立項單位、建設單位、建筑單位、監理單位、管理單位等等多個部門，涉及人員及檔案材料眾多，一項建設工程在不同的單位均有相應的檔案材料，因而很難在一個部門形成完整系統的建設工程檔案，具有復雜性。收集、整理和保管好建設工程檔案，做好建設工程檔案的查閱服務，具有非常重要的意義。檔案是人類文化的載體，建設工程檔案則是人類建筑文明發展的記錄，是研究建設工程歷史文明的基礎材料。同時，檔案是產生工程質量責任和法律糾紛的基本證據材料，對于分清建筑責任、解決糾紛具有不可估量的意義。
二、單位建設工程檔案的收集
所謂檔案收集，就是檔案館根據各種線索，到社會上找尋、征集有關的檔案資料。從建設工程檔案視角來看，其檔案管理部門眾多，既涉及土地管理部門，建設審批管理部門，環保消防等部門，也涉及業主、建筑單位等，因而就每個單位的檔案管理部門而言，其檔案的收集范圍要比國家檔案館收集檔案的范圍小的多，主要是對本單位各職能部門在項目建設和使用維護過程中產生的各類文件進行找尋、征集。因此，一般的建設項目，其檔案往往由各職能部門及業主、建筑單位等各自管理，只有一些對于國家具有重大意義的建設項目，才可能在一定時期統一由國家檔案館收集檔案。
建設工程檔案收集是檔案管理的第一步，是基礎環節，具有重要的意義。收集檔案是檔案工作的物質前提 。建設工程檔案是隨著建設項目的醞釀和建設而形成的，往往是由本單位不同的部門提出、論證、決策和實施，因而相關文件也往往在這些部門保存，一般很少同時向檔案部門提交。因此，檔案部門一般是在項目建成之后向各部門收集文件。單位建設工程檔案收集應當注意以下問題：
第一，應當注意檔案的收集范圍。建設工程所涉及的文件相當多，從項目的醞釀提出就會產生動議性文件，之后逐漸產生論證文件、決策文件、土地使用權文件、報批文件、設計文件、交付文件、試用文件、維修保養文件等等，這些文件可能是文字文件、圖形文件、聲音圖像等模擬與數字電子文件等。因此，其收集范圍廣泛，并不以是否為本單位制作文件為限，即凡是本單位制作的和職能部門下發的有關該建設項目的文件均在收集之列。收集目標更不以紙質文件為限，電子文件亦是建設工程的歷史記錄，自應收集。
第二，應當注意歸檔時限，及時歸檔。檔案是對事件的真實歷史記錄，收集時間距離檔案文件產生的時間越長，越有可能發生檔案文件丟失、人員變動導致收集不便等問題。因此，國家對各類檔案的歸檔時限都有嚴格要求，特別是專項檔案的移交。一般建設項目的歸檔，亦應依法在規定時限內歸檔。
第三，建立單位內部建設檔案歸檔程序。單位應當通過制定建設工程檔案歸檔程序，明確檔案歸檔的時限、歸檔文件的份數、歸檔文件的原始性要求與可讀性要求、各部門負責人的確定和專職與兼職檔案管理人員制度、各部門向檔案管理部門移交建設工程檔案的程序等制度，并規定未依據規定作為的應當承擔的工作責任，以保證建設工程檔案的順利收集。
第四，檔案管理人員應當主動收集檔案。本單位一旦有工程項目建設，檔案管理人員就應當主動聯系各部門檔案負責人和專兼職檔案員，了解工程進度和工程基本情況，做到心中有數，在工程結束后及早向各職能部門收集檔案文件材料。檔案管理人員不應坐在辦公桌前坐等建設工程檔案，這樣很可能喪失最佳的檔案收集時機。
第五，建設工程檔案收集應當有所側重。建設工程檔案在收集時應當有所甄別，對于工程決策、審批資料，工程設計圖紙，施工材料與施工方案等根本性資料應當盡可能地收集齊全，對于工程建設的評價等資料則可以不收集或少收集。
三、單位建設工程檔案的整理
檔案整理工作是整個檔案管理活動的核心內容，是檔案工作者日常工作的基本內容之一。由于單位建設工程往往在建設之初的命名與竣工或使用時的命名不同，各部門移交的文件材料不規范，或者不齊全，因而常導致單位建設工程檔案的整理困難。因此，單位建設工程檔案的整理是一個較為復雜的問題，單位檔案管理人員應當根據工程與單位實際，采取靈活的歸檔與整理策略和規則，不宜以定式常法為據。
單位建設工程檔案的整理，雖然難以定法對待，但仍有條理可循。
第一，以時間為軸進行單位不同建設工程檔案的整理。單位存在不同建設工程的，其檔案應當以工程先后時間為序進行編號整理。在整理時應當以工程竣工日期為建檔順序，而不宜以工程批準或動工日期為序建檔。這是因為工程竣工日期單一明確，一般不存在模糊問題，而批準日期則因工程批準部門較多，日期一般不統一。難以確定以哪一批文日期為準，容易形成標準不統一的問題。同時，有時文件規定的動工日期與實際動工日期不一致，因而也難以作為歸檔整理標準。
第二，同一個工程項目檔案文件的整理可根據工程保管期限分類整理。同一個工程項目檔案的保管期限有永久、長期、短期之別，為了便于定期銷毀短期與長期檔案，永久保存部分重要檔案資料，對于檔案材料依據保管期限分類整理頗為必要。
第三，同一個工程項目檔案可根據可行性研究文件、設計文件、工程項目管理文件、施工文件、監理文件、竣工驗收文件、維修保養文件等分類整理。這樣使建設工程的檔案材料更加完整有序，便于日后的檔案查找。
第四，以文檔內容為卷內各分類文檔建立目錄題名。同一工程的卷內文檔較多，為便于查找，需要編寫目錄題名。簡單的以拼音字母與羅馬數字組合編寫目錄題名不便于查閱，難以與數字檔案館建設目標相銜接，故此，應以文檔主要事項為題錄，如某某項目可行性報告等。
總之，單位建設工程檔案的整理是一項較為復雜的工作，應當以高度的責任心認真對待，科學整理，既要考慮工作效率，又要考慮檔案在將來的查閱和銷毀，不能簡單應付。
四、單位建設工程檔案的保管
單位建設工程檔案的保管是根據本單位建設工程檔案的介質和狀況所采取的存放和安全防護措施，主要包括檔案的庫房管理、檔案流動過程中的保護以及保護檔案的專門措施等。
一般而言，紙質檔案可以采取與圖書相似的辦法保管。但是對于一些特殊的檔案文件，如照片和聲像資料，則不宜以上架擺列方式保管。因為照片的載體質量雖然相對可靠，但長期保存可能會變黃、龜裂、變形、發霉。以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料，可能因為溫度、濕度及防磁要求不達標而導致影像質量失真，加之經常性的復制，導致資料清晰度下降，保管成本高。
因此，對于照片、以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料，應當利用現代科學技術加以保存。如對于照片檔案文件，可以通過掃描儀掃描、數碼相機翻拍等技術轉化為電子圖像，然后加以保存，同時對照片采取常規方法保存。對于以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料，則可以通過數字技術保存為數字文件，如MP3、WMA、ASF、WMV、RM等文件，同時保存原始錄像帶、錄音帶。應當注意的是，在以數字方式保存以照片、錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料時，應加注說明性題名，并在屬性選項注明制作日期、原資料日期、原資料制作單位與個人等
基本資料，以便于查閱。
五、單位建設工程檔案的利用服務
隨著社會信息化進程的加快，信息資源已成為人類經濟活動、社會活動的戰略資源。檔案館作為積聚大量富有價值的檔案信息的專門機構必將廣為信息尋求者所利用。單位內部或因工作需要，或因學習建筑設計，均可能借閱單位建筑工程檔案。有時還存在外部人員借閱單位建設工程檔案的情況。故此，做好檔案的利用服務，是檔案管理人員的又一核心工作。
單位建設工程檔案管理人員應當在法律規定的前提下盡力做好檔案利用服務工作。
第一，利用單位建設工程檔案應當符合法律規定的查閱條件，檔案管理人員不得違法出借單位建筑工程檔案或提供摘抄、拍照等檔案復制服務。單位建設工程檔案有檔案與非檔案，檔案亦有密級之別，故此，哪些檔案可以查閱，哪些不能查閱，哪些機構或人員可以查閱，均需要依法進行。
第二，單位建設工程檔案的利用應當遵循法定程序和單位規定的查檔規則。檔案利用，特別是檔案，應當嚴格按照法律規定的程序，通過申請、核準、查閱等基本程序，而且查閱地點、方法等均須符合規定。
